Consultorias operam com um modelo híbrido por natureza. Existe o núcleo fixo de sócios e gerentes, mas boa parte da execução é feita por consultores associados, especialistas de nicho e profissionais seniores que preferem atuar como PJ. É assim nas Big Four, é assim nas boutiques de estratégia, é assim nas consultorias de tecnologia e transformação digital.
O modelo funciona porque permite flexibilidade. Consultoria grande demais para o projeto atual? Reduz. Projeto novo exige expertise específica? Traz o especialista. Cliente pediu extensão? Escala. Mas essa flexibilidade vem com complexidade administrativa que muitas consultorias subestimam.
Este guia é para sócios, diretores de operações e controllers de consultorias que já perceberam que a gestão de PJ caseira não escala. Se você não sabe a margem real de cada projeto, se o timesheet é uma bagunça, ou se o fechamento mensal consome dias da sua equipe, este conteúdo foi feito para você.
O Cenário: Alta Senioridade, Baixa Padronização
Consultorias são negócios de gente. O produto é conhecimento aplicado. E as pessoas que entregam esse conhecimento, especialmente as mais seniores, frequentemente preferem o modelo PJ pela autonomia, pela remuneração líquida e pela possibilidade de atender múltiplos clientes.
Segundo dados do IBGE sobre o setor de serviços, atividades profissionais, científicas e técnicas representam um dos segmentos de maior crescimento na economia brasileira, com forte presença de profissionais autônomos e empresas individuais.
O problema é que consultores seniores, por definição, não gostam de burocracia. Eles querem entregar projeto, não preencher formulário. E quando a consultoria não tem processo estruturado, cada consultor faz do seu jeito: um manda timesheet por e-mail, outro por WhatsApp, outro esquece de mandar.
As 7 Dores Específicas de Consultorias
1. Timesheet que ninguém preenche direito
O consultor está no cliente, entregando projeto, resolvendo problema. Preencher timesheet é a última prioridade. Resultado: no fim do mês, ninguém sabe com certeza quantas horas foram dedicadas a cada cliente.
Sem timesheet confiável, a margem do projeto é chute. E quando a margem é chute, decisão de pricing para o próximo projeto também é chute.
2. Margem de projeto invisível até o fechamento
O projeto foi vendido com margem de 35%. Mas quanto realmente está custando? Quantas horas o consultor senior está dedicando? E o especialista que foi chamado para ajudar na última semana?
Se a resposta só aparece no fechamento do mês, quando a fatura já foi emitida, é tarde para ajustar. A margem que era 35% virou 15% e ninguém percebeu a tempo.
3. Especialista de nicho com processo diferente
O tributarista que você contrata para projetos de reestruturação societária tem processo próprio. Ele não usa o mesmo timesheet, não manda NF no mesmo prazo, não segue o mesmo fluxo. É um profissional excelente, mas uma exceção administrativa.
Quando você tem 5 ou 6 especialistas de nicho, cada um com seu processo, o backoffice enlouquece. E a padronização que deveria existir em consultoria profissional vira ficção. Falta uma gestão de contratos PJ que unifique tudo.
4. Consultor alocado em múltiplos projetos
O mesmo consultor trabalha 40% no projeto A, 30% no projeto B e 30% no projeto C. Mês que vem, muda. Cada projeto tem cliente diferente, margem diferente, gestor diferente.
Se o sistema não suporta alocação múltipla com rateio automático, alguém precisa fazer conta na mão. E quando faz na mão, erra. E quando erra, o P&L de cada projeto fica distorcido.
5. Sócio aprovando sem visibilidade de custo
O sócio responsável pelo projeto sabe se o consultor está entregando. Ele participa das reuniões com cliente, revisa os entregáveis, acompanha a evolução. Ele é a pessoa certa para aprovar o trabalho.
Mas o sócio não precisa (e muitas vezes não quer) ver quanto cada consultor associado ganha. Saber que o especialista tributário cobra mais que ele próprio por hora pode gerar desconforto. O sistema precisa separar aprovação de entrega e aprovação de pagamento.
6. Faturamento ao cliente descolado do custo real
A consultoria fatura o cliente por hora ou por entrega. O consultor PJ fatura a consultoria por hora ou por mês. Se os dois ciclos não estão sincronizados, o fluxo de caixa sofre.
Faturou o cliente em 30 dias, paga o consultor em 15. O descasamento de prazo come capital de giro. E quando o projeto atrasa, o problema se multiplica. A Folha PJ precisa estar alinhada com o ciclo de faturamento.
7. Histórico de projeto perdido quando consultor sai
O consultor que estava no projeto há 18 meses decide sair. Onde estão os timesheets dele? Onde estão as aprovações? Se alguém perguntar daqui a 2 anos quanto custou aquele projeto, vai conseguir responder?
Consultoria séria precisa de histórico rastreável. Para precificação futura, para defesa em caso de questionamento, para inteligência de negócio.
Como a Folha PJ Resolve
A Managefy adapta o conceito de Folha PJ para a realidade de consultorias, onde projeto é a unidade básica de gestão e margem por cliente é a métrica que importa.
Timesheet integrado ao fluxo de aprovação
O consultor registra horas por projeto diretamente no sistema. O gestor do projeto aprova. O financeiro processa. Sem e-mail, sem planilha paralela, sem retrabalho.
Margem em tempo real por projeto
A qualquer momento, o sócio responsável vê quanto já gastou de consultor PJ no projeto. Compara com o orçamento. Ajusta a alocação se necessário. Decisão em tempo real, não retrospectiva.
Processo padrão para todos os consultores
Independente de ser consultor fixo ou especialista de nicho, o processo é o mesmo: cadastro padronizado, timesheet no sistema, NF pelo portal, aprovação por alçada. Exceção administrativa deixa de existir.
Alocação múltipla com rateio automático
Consultor em 3 projetos? Configura o percentual de cada um. O sistema rateia automaticamente. Mudou a alocação? Atualiza e o rateio ajusta.
Aprovação de entrega separada de aprovação de valor
O sócio aprova que o consultor entregou. O controller aprova o valor. Cada um vê o que precisa ver. Sigilo preservado, governança mantida.
Histórico permanente
Todos os timesheets, todas as aprovações, todos os pagamentos ficam registrados. Consultor saiu? O histórico permanece. Projeto de 3 anos atrás? Está lá, rastreável.
Caso Real: Boutique de Estratégia com 35 Consultores
Uma boutique de estratégia com 35 consultores associados e 8 projetos simultâneos enfrentava problema clássico: margem de projeto só aparecia no fechamento, quando já era tarde para ajustar.
A migração para a Managefy levou 10 dias. Configuraram projetos como centros de custo, implementaram timesheet obrigatório, definiram alçadas de aprovação por sócio responsável.
Resultados em 6 meses:
- Visibilidade de margem: de mensal para diária
- Projetos com margem abaixo do esperado identificados na segunda semana, não no fechamento
- Renegociação de escopo em 3 projetos que estavam estourando
- Economia estimada: R$ 180 mil em margem preservada
Checklist: Sua Consultoria Precisa de Sistema?
Marque os itens que se aplicam:
- [ ] Tenho mais de 15 consultores associados PJ
- [ ] Timesheet é preenchido por e-mail ou planilha avulsa
- [ ] Não sei a margem real de cada projeto em tempo real
- [ ] Especialistas de nicho têm processo diferente do resto
- [ ] Sócios aprovam pagamento vendo valores que não deveriam ver
- [ ] Histórico de projeto depende de e-mails guardados
- [ ] Fechamento mensal leva mais de 2 dias
- [ ] Já tive surpresa de margem negativa em projeto que parecia rentável
Se marcou 3 ou mais: o processo atual está limitando seu crescimento.
Se marcou 5 ou mais: está deixando dinheiro na mesa todo mês.
Perguntas Frequentes
Funciona para consultoria pequena?
Se você tem menos de 15 consultores associados e poucos projetos simultâneos, pode ser que o processo manual ainda funcione. Mas se já está tendo as dores listadas, o tamanho não é desculpa para não resolver.
Como funciona o timesheet?
O consultor acessa o sistema, registra horas por projeto, submete para aprovação. O gestor do projeto aprova. Simples, sem planilha paralela.
E se o consultor trabalhar para múltiplos projetos?
O sistema suporta alocação múltipla. O consultor registra horas em cada projeto separadamente. O custo vai para o centro de custo correto.
Integra com o ERP que já uso?
Sim. A Managefy cuida do fluxo de gestão de PJ. A integração com ERP permite que o pagamento continue no sistema financeiro de sempre.
Quanto tempo leva para implementar?
Para consultoria de 20 a 50 consultores, implementação típica de 10 a 15 dias. A maioria está operando normalmente em duas semanas.
Como fica a questão de sigilo entre sócios?
Você configura quem vê o quê. Sócio A vê só os projetos dele. Sócio B vê só os dele. O managing partner vê tudo. Cada perfil acessa sua alçada.
Próximo Passo
Se sua consultoria tem mais de 15 consultores associados e as dores descritas aqui são familiares, vale uma conversa. 15 minutos para entender sua operação e avaliar se a Managefy resolve seu problema.
