7 Tipos de Integração de Sistemas para Conectar Gestão de PJ com ERP, Banco e API

Toda empresa que gerencia mais de 25 prestadores PJ conhece o problema: cadastrar o mesmo fornecedor no software de gestão de PJ e no ERP, digitar valores duas vezes, conferir manualmente se o pagamento bateu entre um sistema e outro. Segundo levantamento da Managefy com 120 empresas, times de DP e Financeiro perdem entre 8 e 12 horas por mês apenas com essa digitação duplicada quando não existe integração de sistema.

A resposta direta para esse problema é integração entre sistemas. Conectar diferentes sistemas elimina retrabalho, reduz erros de sincronização e cria uma trilha de auditoria confiável do cadastro ao pagamento. Quando você consegue integrar sistemas, a troca de dados acontece de forma automatizada, sem intervenção manual.

Este guia apresenta os 7 principais tipos de integração de sistemas para conectar a Managefy aos sistemas existentes da sua empresa. Você vai entender como funciona a integração com ERPs, bancos e ferramentas de automação, como usar a API pública e os webhooks, e qual o caminho para realizar a integração do zero. O conteúdo foi pensado tanto para quem decide (CFOs, diretores) quanto para quem implementa (TI, consultores).

As 7 integrações cobertas neste guia

Por Que Investir na Integração de Sistemas para Gestão de PJ

Integração de sistema não é luxo de empresa grande. Segundo pesquisa da MuleSoft, 70% das empresas globais enfrentam dificuldades para conectar seus sistemas e dados. No Brasil, a realidade não é diferente: uma pesquisa da Deloitte aponta que 61% das organizações reconhecem que seus processos internos são prejudicados pela falta de integração entre sistemas. É necessidade operacional de qualquer empresa que contrata mais de duas dúzias de PJs e quer migrar da planilha e da conferência manual.

O custo real da digitação dupla

Quando a gestão de PJ opera isolada do restante do ecossistema, a equipe de DP ou Financeiro precisa cadastrar cada prestador duas vezes: uma no sistema de PJ e outra no ERP como fornecedor. Precisa lançar cada pagamento duas vezes: uma na Folha PJ e outra no contas a pagar. E precisa conferir se os valores batem entre os dois sistemas todo mês.

O tempo perdido é o problema mais visível, mas não é o único. Um estudo da IDC mostrou que empresas com baixa integração entre sistemas perdem, em média, 20% de produtividade operacional. Dados diferentes entre sistemas distintos geram inconsistências na contabilidade. Quando a auditoria pergunta de onde veio determinado valor, ninguém sabe responder com certeza se a fonte de verdade é o ERP ou o sistema de PJ.

Levantamento interno da Managefy com clientes em fase de implementação mostrou que empresas com 50 ou mais prestadores perdem entre 8 e 12 horas por mês apenas com digitação duplicada e conferência cruzada de dados. Em empresas com 100 ou mais PJs, esse número salta para 15 a 20 horas mensais.

Os benefícios da integração de sistema

Com sistema integrado, o cadastro do prestador acontece uma única vez. A Managefy envia os dados para o ERP automaticamente, criando o fornecedor com CNPJ, dados bancários e centro de custo corretos. Os lançamentos de contas a pagar também fluem automaticamente após a aprovação de gestor da Folha PJ.

O banco recebe a remessa de pagamento gerada pela Managefy no padrão CNAB ou via API PIX. O arquivo de retorno volta para a Managefy, que concilia automaticamente e marca cada pagamento como realizado, vinculando o comprovante de pagamento à nota fiscal.

O resultado prático é uma trilha completa do dado, do cadastro ao comprovante, sem intervenção manual entre vários sistemas. A auditoria fica mais simples porque existe um caminho claro para rastrear qualquer transação. Além disso, a integração de dados melhora a tomada de decisão porque os números estão sempre atualizados e consistentes.

A Managefy como hub central de gestão de PJ

A arquitetura de integração de sistema da Managefy parte de um princípio claro: a Managefy é a fonte de verdade para tudo que diz respeito ao ciclo de vida do prestador PJ, do cadastro ao pagamento. O ERP continua sendo a fonte de verdade para contabilidade e fiscal. Os sistemas não competem; eles se complementam.

Na prática, isso significa que dados de PJ nascem e vivem na Managefy, enquanto lançamentos financeiros consolidados vão para o ERP. O banco recebe instruções de pagamento e devolve confirmações. Cada sistema faz o que faz de melhor, sem sobreposição. Esse modelo traz eficiência operacional porque evita duplicação de esforço e reduz erros. Para entender melhor essa divisão de responsabilidades, veja nosso comparativo Managefy vs ERP.

Arquitetura de Integração: Como a Managefy Se Conecta

Antes de falar de ERPs e bancos específicos, vale entender a arquitetura geral de integração de sistema da Managefy. Existem quatro métodos de integração disponíveis, cada um adequado para cenários diferentes.

Visão geral do fluxo de integração

O fluxo de integração típico de uma operação com sistema integrado funciona assim:

1. Prestador é cadastrado na Managefy com CNPJ, dados bancários, contrato e centro de custo.
2. Integração envia dados do fornecedor para o ERP automaticamente.
3. Nota fiscal é recebida e passa por conferência automática contra o contrato.
4. Folha PJ é fechada com aprovações de gestor.
5. Lançamentos de contas a pagar vão para o ERP.
6. Remessa de pagamento vai para o banco no padrão CNAB ou via API PIX.
7. Retorno do banco é processado, pagamentos são marcados como realizados e comprovantes vinculados.

Os principais tipos de integração disponíveis

A escolha entre um tipo de integração e outro depende do que você está integrando. Para ERPs com API moderna, a conexão direta via REST é a mais eficiente. Para bancos tradicionais que ainda operam com arquivo, o CNAB resolve. Para conectar sistemas diferentes com dezenas de aplicativos, middlewares como Zapier ou Make (que funcionam como ferramenta de integração) simplificam a vida.

Integração com ERPs: TOTVS, SAP, Omie e Outros

A integração com sistema ERP é a mais solicitada por empresas que adotam a Managefy. A lógica é simples: ninguém quer manter dois cadastros de fornecedor nem lançar pagamentos duas vezes.

Princípios da integração com ERP

A Managefy funciona como fonte de verdade para dados de PJ. Isso inclui cadastro completo do prestador, histórico de contratos, aprovações, ajustes e comprovantes de pagamento. O ERP (ou software contábil) continua sendo fonte de verdade para contabilidade: plano de contas, centros de custo, razão, balancete.

A sincronização funciona em uma direção principal: a Managefy envia dados para o ERP. Cadastro de fornecedor, lançamentos de contas a pagar e baixas de pagamento fluem da Managefy para o sistema contábil. O ERP devolve confirmações e, eventualmente, informações de centro de custo ou plano de contas para mapeamento. Essa é a solução de integração que elimina digitação dupla.

Integração com TOTVS (Protheus e RM)

Grandes empresas que usam TOTVS como ERP corporativo podem integrar via arquivo de importação ou via API, dependendo da versão do Protheus ou RM.

O que sincroniza: fornecedores PJ, lançamentos de contas a pagar, status de pagamento, centros de custo.

A implementação típica começa com a exportação de fornecedores da Managefy em formato CSV ou XML compatível com o layout de importação do TOTVS. Os lançamentos de contas a pagar seguem o mesmo caminho após a aprovação da Folha PJ. Para empresas com equipe de TI dedicada, a API do TOTVS permite sincronização automatizada via middleware ou script customizado. Documentação técnica disponível em tdn.totvs.com.

Tempo estimado de implementação: 2 a 4 semanas com equipe de TI ou consultor TOTVS.

Integração com SAP (Business One e S/4HANA)

Empresas maiores que rodam SAP como backbone integram a Managefy via SAP Business Technology Platform ou middleware como MuleSoft e Dell Boomi.

O que sincroniza: parceiros de negócio (fornecedores PJ), faturas de entrada, pagamentos e conciliação.

A implementação exige mapeamento detalhado de campos entre Managefy e SAP, configuração de fluxo de aprovação e testes extensivos. O SAP Business One, mais comum em médias empresas, tem implementação mais rápida que o S/4HANA.

Tempo estimado de implementação: 4 a 8 semanas, dependendo da versão do SAP e da complexidade do ambiente.

Integração com Omie

Para PMEs que usam Omie como sistema financeiro e fiscal, a integração com a Managefy é direta via API. Documentação completa em developer.omie.com.br.

O que sincroniza: fornecedores, contas a pagar, baixa de pagamento.

A configuração envolve gerar token de API no Omie, configurar a integração na Managefy, mapear plano de contas e centro de custo, e ativar sincronização automática. Como ambos os sistemas têm APIs bem documentadas, a implementação é significativamente mais rápida que com ERPs legados.

Tempo estimado de implementação: 1 a 2 semanas.

Outros ERPs: Conta Azul, Bling, Senior, Sankhya

A abordagem para outros ERPs segue uma lógica comum: se o ERP tem API, a integração pode ser direta ou via middleware. Se o ERP só aceita arquivo, a exportação CSV ou XML da Managefy resolve.

Para ERPs muito específicos ou sistemas legados sem API, a Managefy pode funcionar como sistema principal de gestão de PJ, exportando dados consolidados para importação manual ou semautomática no sistema contábil.

Integração Bancária: CNAB, PIX API e Conciliação Automática

A integração de pagamentos fecha o ciclo da Folha PJ. Depois que os pagamentos são aprovados, a Managefy gera a remessa para o banco, processa o retorno e concilia automaticamente.

O padrão CNAB para pagamentos em lote

CNAB é o padrão da FEBRABAN para troca de arquivos entre empresas e bancos. Existem duas versões em uso: CNAB 240 (mais recente, com mais campos) e CNAB 400 (legada, ainda usada por alguns bancos).

A Managefy gera arquivos de remessa no padrão CNAB com todos os pagamentos da Folha PJ após o fechamento. O arquivo inclui banco, agência, conta, valor, data de pagamento e identificação única de cada transação.

Bancos compatíveis com CNAB: Itaú, Bradesco, Santander, Banco do Brasil, Caixa, Inter, C6, BTG, Sicoob, Sicredi, Banrisul.

O fluxo funciona assim: você faz download do arquivo de remessa na Managefy, faz upload no internet banking do seu banco, o banco processa os pagamentos, e você importa o arquivo de retorno de volta na Managefy para conciliação automática.

Integração via API PIX Corporativo

Bancos que oferecem API PIX corporativo permitem pagamento instantâneo sem necessidade de upload de arquivo. A Managefy envia a instrução de pagamento diretamente para a API do banco, que processa e retorna o status. Segundo dados do Banco Central, o PIX já representa 50,9% de todas as transações financeiras no Brasil, e as transações B2B (entre empresas) correspondem a 46% do volume financeiro total transacionado via PIX no primeiro trimestre de 2025.

Bancos com API PIX corporativo: Itaú, Bradesco, Santander, Inter, BTG.

A vantagem do PIX via API é a velocidade: o prestador recebe no mesmo dia, muitas vezes em minutos. O comprovante fica disponível imediatamente na Managefy, vinculado à nota fiscal.

Conciliação automática de retorno

Sem automação, a conciliação de pagamentos exige baixar o arquivo de retorno do banco, abrir em planilha, conferir pagamento a pagamento e marcar manualmente como pago no sistema. Tempo médio: 30 a 60 minutos por fechamento em empresas com 50 ou mais PJs.

Com a Managefy, o arquivo de retorno é importado (ou recebido automaticamente via API), a conciliação acontece por identificação única de cada transação, os pagamentos são marcados como realizados e os comprovantes são vinculados às notas fiscais correspondentes. Tempo: 2 minutos.

API Pública da Managefy: Endpoints, Exemplos e Casos de Uso

A Managefy oferece API REST pública para integrações customizadas. A API permite consultar folhas de pagamento, detalhes de transações, notas fiscais e fornecedores ativos. É a forma mais flexível de integração de dados com sistemas externos.

Autenticação e acesso

Base URL: https://api.managefy.com.br/integration

A autenticação é feita via token de acesso enviado no header access-token de cada requisição. O token é gerado nas Configurações da Managefy, aba Token API (disponível conforme plano contratado).

Importante: gerar um novo token invalida o anterior. Armazene o token com segurança e nunca exponha no frontend de aplicações.

Endpoints disponíveis

Exemplo de requisição: listar folhas de pagamento

curl -X GET "https://api.managefy.com.br/integration/payrolls?month=01&year=2026" -H "access-token: SEU_TOKEN"

A resposta retorna um array com as folhas do período solicitado, incluindo identificador único, referência, quantidade de pagamentos, valor total e status.

Casos de uso práticos da API

Sincronizar fornecedores com ERP: chamar /Suppliers periodicamente, comparar com cadastro do ERP (incluindo registros no banco de dados), criar ou atualizar registros novos automaticamente.

Exportar folha para contabilidade: chamar /payrolls/details após fechamento, gerar lançamentos contábeis no formato do seu sistema, importar.

Buscar NFe para auditoria: chamar /payrolls/nfe com ID do pagamento, obter dados completos da nota fiscal, vincular a relatórios de auditoria.

Alimentar dashboard de BI: chamar /payrolls para histórico de folhas, enviar para Power BI ou Google Data Studio (conectando ao banco de dados de BI), criar gráficos de evolução de gastos com PJ.

Boas práticas de integração via API

1. Armazene o token de forma segura, nunca em código-fonte exposto ou variáveis de ambiente públicas.
2. Implemente retry com backoff exponencial para lidar com instabilidades momentâneas.
3. Valide respostas e trate erros 4xx e 5xx adequadamente no seu código.
4. Respeite rate limits para não sobrecarregar a API.
5. Registre logs de chamadas para facilitar debugging quando algo não funcionar como esperado.

Webhooks e Automações com Zapier, Make e N8N

Webhooks são notificações automáticas que a Managefy envia quando algo acontece no sistema. Em vez de ficar consultando a API repetidamente para saber se a folha foi aprovada, você configura um webhook e recebe uma notificação no momento em que o evento ocorre. Essa comunicação entre sistemas funciona em tempo real.

Eventos disponíveis para webhook

A configuração de webhooks é feita nas Configurações da Managefy, seção Integrações. Você adiciona a URL de destino (endpoint do seu sistema que vai receber a notificação), seleciona os eventos desejados e configura um secret para validação de autenticidade.

Automações com Zapier, Make e N8N

Quando você precisa conectar a Managefy com dezenas de aplicativos diferentes sem escrever código, middlewares como Zapier, Make (antigo Integromat) e N8N resolvem. Eles funcionam como ponte entre sistemas que não têm integração nativa entre si.

A conexão funciona assim: você cria uma conta no Zapier ou Make, usa webhook como trigger, configura a URL gerada na Managefy, mapeia os campos da notificação para os campos do aplicativo de destino e ativa. A partir daí, cada evento na Managefy dispara automaticamente a ação configurada.

Passo a Passo: Como Implementar uma Integração do Zero

A implementação de uma integração completa passa por cinco fases. O tempo total varia de 2 semanas para integrações simples até 8 semanas para ambientes complexos com SAP ou TOTVS. Seguir um processo de integração bem definido evita retrabalho.

Fase 1: Diagnóstico (1 semana)

Antes de escrever uma linha de código ou configurar qualquer conexão, você precisa responder algumas perguntas:

• Qual ERP a empresa usa hoje? Qual versão?
• Quais dados precisam sincronizar entre os sistemas?
• Quem é responsável pela implementação: TI interno, consultor externo ou o próprio fornecedor do ERP?
• Qual o volume de PJs e transações mensais?

Entregável: documento de escopo da integração com respostas para todas as perguntas acima.

Fase 2: Arquitetura (1 semana)

Com o escopo definido, você decide a arquitetura técnica:

• API, arquivo ou middleware?
• Sincronização instantânea ou em lote (diária, semanal)?
• Quem é fonte de verdade para cada tipo de dado?

Entregável: diagrama de arquitetura e mapeamento de campos entre sistemas.

Fase 3: Desenvolvimento (2-4 semanas)

Esta é a fase de mão na massa. Atividades típicas incluem:

• Gerar tokens de API da Managefy, do ERP e do banco.
• Desenvolver scripts de sincronização ou configurar middleware.
• Configurar webhooks para eventos relevantes.
• Implementar tratamento de erros e exceções.

Entregável: código funcionando em ambiente de teste.

Fase 4: Testes (1 semana)

Antes de colocar em produção, teste cada cenário possível:

• Sincronização de fornecedor novo funciona?
• Lançamentos de contas a pagar chegam no ERP com valores corretos?
• Remessa bancária é gerada no formato correto?
• Retorno do banco concilia automaticamente?
• O que acontece quando um CNPJ vem inválido ou um valor vem zerado?

Entregável: relatório de testes com cenários aprovados e ajustes realizados.

Fase 5: Go-live e monitoramento

Com testes concluídos, a integração entra em produção. Após a integração, as atividades desta fase incluem:

• Ativar integração em ambiente de produção.
• Monitorar os primeiros ciclos de fechamento para identificar problemas.
• Ajustar conforme feedback da equipe de DP e Financeiro.
• Documentar o processo para referência futura.

Entregável: integração em operação plena com documentação.

5 Erros Comuns em Projetos de Integração (e Como Evitar)

Depois de acompanhar dezenas de implementações, identificamos os desafios da integração que mais atrasam projetos ou geram problemas depois de implantados.

1. Não definir quem é fonte de verdade para cada dado

Quando ninguém decide se o cadastro de PJ que vale é o da Managefy ou o do ERP, os dados começam a divergir. Três meses depois, você tem valores diferentes nos dois sistemas e ninguém sabe qual está certo.

Como evitar: definir na fase de arquitetura que a Managefy é fonte de verdade para PJ e o ERP é fonte de verdade para contábil. Documentar e comunicar para todas as equipes envolvidas.

2. Deixar a sincronização manual como solução provisória

“Depois a gente automatiza” é uma frase que ouço em toda segunda implementação. A sincronização manual provisória vira permanente, e a equipe de DP continua digitando duas vezes anos depois.

Como evitar: automatizar desde o início, mesmo que de forma simples. Um script básico que roda uma vez por dia é melhor que a promessa de uma integração instantânea que nunca sai.

3. Ignorar tratamento de erros

A integração funciona perfeitamente no happy path, mas quando vem um CNPJ com formato errado ou um valor negativo, ela falha silenciosamente. Ninguém percebe até o fechamento do mês dar diferença.

Como evitar: implementar logs detalhados, alertas por e-mail ou Slack quando algo falha, e retry automático para erros transitórios.

4. Não testar cenários de exceção

Testar que funciona é fácil. O difícil é testar o que acontece quando não funciona: PJ com conta bancária inválida, nota fiscal duplicada, pagamento com valor zero.

Como evitar: criar uma lista de cenários de exceção antes de começar os testes. Para cada tipo de dado, perguntar: o que acontece se vier vazio, duplicado, com formato errado?

5. Subestimar o tempo de projeto

“É só uma API, uma semana resolve.” Essa frase antecede 90% dos projetos de integração que atrasam. APIs têm peculiaridades, ERPs têm limitações não documentadas, e sempre surge um requisito novo no meio do caminho.

Como evitar: multiplicar a estimativa inicial por dois. Se você acha que leva duas semanas, planeje quatro. Se leva quatro, planeje oito.

Minha Visão Sobre Integração de Sistema

Minha visão sobre integração de sistema é direta: se você está digitando dado duas vezes, está pagando duas vezes pelo mesmo trabalho. E o pior não é nem o custo direto. É o erro que aparece três meses depois, quando a auditoria pergunta por que o valor no ERP é diferente do valor na Managefy.

A regra que sigo é simples: se um dado existe em dois lugares, um deles está errado. Integração não é luxo. É higiene operacional.

Já vi empresas com 200 PJs perdendo duas pessoas-mês por ano só em digitação duplicada e conferência cruzada. Quando você coloca isso na ponta do lápis, o ROI de uma integração bem feita se paga em menos de seis meses.

O erro mais comum que vejo é tratar integração como projeto de TI. Não é. É projeto de processo. O time de DP e Financeiro precisa estar envolvido desde o primeiro dia, porque são eles que vão viver com a solução. Se você deixar só para TI, vai ter uma integração tecnicamente perfeita que ninguém usa.

Perguntas Frequentes Sobre Integração de Sistema

A Managefy integra com meu ERP?

A Managefy oferece API REST pública que permite integração de sistema com qualquer ERP que aceite dados via API ou arquivo. Integrações mais diretas estão disponíveis para Omie, Bling e Conta Azul. Para TOTVS e SAP, a integração é via arquivo ou middleware como Zapier e Make.

Preciso de desenvolvedor para integrar?

Depende do tipo de integração. Conexões via arquivo CNAB ou CSV podem ser configuradas pela equipe de DP ou Financeiro sem conhecimento técnico. Integrações via API geralmente precisam de suporte de TI ou desenvolvedor. Integrações via Zapier ou Make não exigem código, mas precisam de alguém que entenda a lógica de automação.

Quanto tempo leva para implementar uma integração?

Integração simples com arquivo ou Zapier leva de 1 a 2 semanas. Integração via API com ERP de PME leva de 2 a 4 semanas. Integração com ERP corporativo como TOTVS ou SAP leva de 4 a 8 semanas, dependendo da complexidade do ambiente.

A Managefy substitui meu ERP?

Não. A Managefy é especializada em gestão de PJ e complementa o ERP. O ERP continua sendo o sistema contábil e fiscal da empresa. A Managefy cuida do ciclo de vida do prestador PJ: cadastro, contrato, aprovação, Folha PJ e pagamento.

Como funciona a integração bancária?

A Managefy gera arquivos de remessa no padrão CNAB 240 ou 400, compatíveis com os principais bancos brasileiros. Você faz upload no internet banking, o banco processa os pagamentos, e você importa o arquivo de retorno na Managefy para conciliação automática. Para bancos com API PIX corporativo, a integração pode ser instantânea.

Posso integrar com mais de um banco?

Sim. Você pode configurar múltiplos bancos na Managefy e gerar remessas separadas para cada um, de acordo com a conta pagadora de cada tipo de prestador ou centro de custo.

A API tem limite de requisições?

Sim, existem rate limits para garantir estabilidade do serviço. Para uso normal de integração, os limites são mais que suficientes. Consulte a documentação completa em managefy-docs.vercel.app para detalhes técnicos.

Como a Managefy garante segurança nas integrações?

A autenticação é feita via token exclusivo que pode ser revogado a qualquer momento. Toda comunicação acontece via HTTPS. Logs de auditoria registram todas as chamadas à API. Tokens nunca devem ser expostos no frontend de aplicações.

Próximos Passos

Integração de sistema para gestão de PJ não é projeto de luxo, é necessidade operacional. Se você está digitando dados duas vezes, conferindo planilha contra sistema todo mês ou sem conseguir rastrear de onde veio determinado pagamento, a integração de sistema resolve.

A Managefy foi construída para se conectar ao que você já usa. API pública, arquivos CNAB, webhooks e conexão com middlewares garantem flexibilidade para integrar seus sistemas, do ERP corporativo ao banco digital.

Se você quer ver a integração funcionando na prática, agende uma demonstração técnica com nosso time. Vamos mostrar como conectar diferentes sistemas no seu ambiente específico e qual o caminho mais curto para eliminar a digitação dupla.

Para acessar a documentação completa da API: managefy-docs.vercel.app