Consulta Regularidade PJ: O Que Verificar Antes de Pagar

Sua empresa paga um prestador PJ sem verificar se o CNPJ dele está regular. Três meses depois, descobre que a pessoa jurídica estava inapta na Receita Federal. As notas fiscais que você recebeu não têm validade. O custo que você contabilizou vira problema contábil. E se o prestador entrar na Justiça pedindo vínculo, você ainda vai precisar explicar por que contratou uma empresa que nem existia de fato.

Consulta de regularidade PJ é o conjunto de verificações que uma empresa contratante faz para confirmar que o prestador pessoa jurídica está legalmente apto a emitir notas fiscais e prestar serviços. Isso inclui checar situação cadastral, débitos tributários, processos judiciais e certidões negativas.

Neste guia, você vai aprender quais consultas fazer, onde fazer cada uma, com que frequência repetir e como automatizar esse processo para não depender de memória ou planilha. Se você ainda não tem um processo estruturado de gestão de PJ, este é o momento de começar.

Por Que Consultar a Regularidade do PJ

A consulta de regularidade protege sua empresa de três riscos: fornecedores em situação irregular, notas fiscais sem validade contábil e passivos trabalhistas por falta de diligência.

O Brasil tem hoje mais de 23 milhões de empresas ativas, sendo que 93,6% são microempresas ou empresas de pequeno porte. A maioria dos profissionais PJ que sua empresa contrata está nesse universo de pequenos negócios. E pequenos negócios têm mais chances de cometer erros cadastrais, atrasar tributos ou simplesmente deixar o CNPJ “morrer” por falta de movimentação.

Uma pesquisa da Grant Thornton de 2024 mostrou que 63% das empresas brasileiras identificaram ao menos um caso de fraude nos últimos 12 meses. O relatório apontou ainda que 94% dessas fraudes foram possíveis por falhas nos controles internos. Quando você não verifica a regularidade de quem contrata, está criando exatamente esse tipo de brecha. Entender os riscos legais ao contratar PJ é fundamental para proteger sua operação.

O problema vai além de fraude intencional. Um prestador pode ter deixado de pagar DAS do Simples Nacional por três meses. O CNPJ dele foi excluído do regime simplificado. Ele não sabe. Você não consultou. As notas que ele emitiu depois disso têm tributação diferente do que foi declarado. Isso gera inconsistência fiscal para sua empresa na hora de uma auditoria.

A consulta de regularidade serve para três finalidades práticas: proteger sua empresa de fornecedores com situação financeira irregular, garantir que as notas fiscais recebidas tenham validade contábil e criar um rastro documental para demonstrar diligência em caso de questionamento trabalhista. Para aprofundar esse tema, veja nosso guia sobre como evitar fraudes com PJ através de processos de RH.

O Mapa da Fraude 2025 da ClearSale identificou que fraudadores realizam vendas por meio de CNPJs de laranjas, empresas abertas especificamente para dar aparência de legitimidade a operações fraudulentas. Sem consulta prévia, sua empresa pode estar pagando uma dessas.

Consulta de CNPJ na Receita Federal

O número do CNPJ é a porta de entrada para verificar a situação de qualquer pessoa jurídica no Brasil. A RFB mantém um portal público gratuito onde qualquer pessoa pode consultar a situação cadastral. O site oficial é solucoes.receita.fazenda.gov.br. Você digita o número, passa pela verificação de segurança e recebe o comprovante de inscrição e situação cadastral.

As situações cadastrais possíveis no CNPJ são: ativa, inapta, suspensa, baixada e nula. Cada uma tem implicações diferentes para sua empresa:

CNPJ ativo significa que a pessoa jurídica está regular perante a Receita Federal. É a única situação em que você deveria aceitar notas fiscais sem ressalvas.

CNPJ inapto indica que a empresa deixou de apresentar declarações obrigatórias por dois exercícios consecutivos, não foi localizada no endereço informado ou tem irregularidade em operações de comércio exterior. Notas fiscais emitidas por CNPJ inapto não devem ser aceitas.

CNPJ suspenso ocorre quando a empresa solicitou baixa e está em análise, está em processo de declaração de inaptidão, interrompeu atividades temporariamente ou apresenta indício de interposição fraudulenta de sócio. Situação de alerta que exige investigação antes de qualquer pagamento.

CNPJ baixado significa que a empresa encerrou oficialmente suas atividades. Qualquer documento fiscal emitido após a data de baixa é inválido.

CNPJ nulo é a situação mais grave. A inscrição foi declarada nula por algum vício de origem. A empresa, na prática, nunca existiu de forma válida.

O comprovante da Receita Federal também mostra outras informações úteis: razão social, nome fantasia, data de abertura, natureza jurídica, capital social, endereço, atividades econômicas (CNAEs) e se a empresa é optante pelo Simples Nacional ou MEI. Se você trabalha com microempreendedores, confira nosso guia específico sobre como contratar MEI. Cruze os dados cadastrais com o que o prestador declarou no contrato PJ.

Verificação de Situação Cadastral

A inscrição na Receita Federal é apenas o primeiro passo. Você precisa verificar a situação do prestador em outros cadastros que impactam a validade das operações. O mais importante para prestadores de serviço é o cadastro municipal.

Cada município tem seu sistema de verificação de inscrição municipal. A maioria disponibiliza consulta online no site da prefeitura ou secretaria de fazenda municipal. O que você está verificando é se o prestador está cadastrado no município, se a inscrição está ativa e se as atividades declaradas correspondem ao serviço que ele presta para sua empresa.

Um prestador pode ter CNPJ ativo na Receita Federal, mas inscrição municipal cancelada. Nesse caso, ele não deveria estar emitindo NFS-e. Se emitir, a nota fiscal PJ pode ser rejeitada pelo sistema ou contestada posteriormente. A conferência automática de notas fiscais ajuda a identificar esses problemas antes do pagamento.

Para prestadores que comercializam produtos ou têm operações interestaduais, a consulta ao SINTEGRA (Sistema Integrado de Informações sobre Operações Interestaduais com Mercadorias e Serviços) é obrigatória. Cada estado mantém seu sistema de consulta de inscrição estadual.

O SUFRAMA (Superintendência da Zona Franca de Manaus) mantém cadastro próprio para empresas que operam na região. Se seu prestador está na Zona Franca, verifique a situação dele no sistema SUFRAMA.

Para empresas do Simples Nacional, consulte também o portal do Simples Nacional para confirmar se a opção pelo regime está vigente. Um prestador pode ter sido excluído do Simples e não ter atualizado sua forma de tributação nas notas fiscais. Entenda como a reforma tributária impacta os PJs e o que muda nas suas obrigações.

Consulta de Débitos e Pendências

Verificar se o CNPJ está ativo é o primeiro passo. O segundo é confirmar se existem débitos tributários que podem contaminar sua operação ou indicar problemas na situação financeira do prestador.

A consulta de débitos na Receita Federal é feita pelo portal e-CAC (Centro Virtual de Atendimento). O próprio prestador precisa autorizar o acesso ou fornecer as certidões. As certidões de regularidade relevantes são:

CND de Tributos Federais (Certidão Negativa de Débitos relativos a Créditos Tributários Federais e à Dívida Ativa da União): comprova que não existem pendências com tributos federais. A emissão é feita em servicos.receita.fazenda.gov.br.

Certidão de Regularidade do FGTS (CRF): comprova que a empresa está regular com o FGTS. Consulta disponível em consulta-crf.caixa.gov.br. Se o prestador tem funcionários, essa certidão importa. Se é PJ unipessoal sem empregados, a certidão vai indicar “Sem Relacionamento”.

Certidão Negativa de Débitos Trabalhistas (CNDT): emitida pelo Tribunal Superior do Trabalho. Mostra se a empresa tem condenações trabalhistas não quitadas. Para entender melhor esse documento, leia nosso artigo sobre certidão negativa PJ.

A Justiça do Trabalho registrou em 2024 um total de 285.055 processos pedindo reconhecimento de vínculo empregatício, um aumento de 57% em comparação com 2023. Se o prestador que você está contratando já tem histórico de processos trabalhistas perdidos por pejotização fraudulenta, isso é um sinal de alerta para sua operação. Conhecer os direitos e benefícios do PJ ajuda a estruturar uma relação que não configure vínculo.

As certidões têm prazo de validade, geralmente 180 dias. Estabeleça uma rotina para solicitar certidões atualizadas periodicamente, especialmente para prestadores de longo prazo. Um bom software de gestão de PJ automatiza esses alertas.

Verificação de Processos Judiciais

A CNDT mostra apenas débitos trabalhistas já consolidados. Para ter uma visão mais completa, você precisa consultar se existem processos em andamento.

Justiça do Trabalho: O portal do PJe (Processo Judicial Eletrônico) permite consulta por CPF ou CNPJ em cada tribunal regional. Uma busca completa exige consultar o tribunal da região onde o prestador está sediado e, idealmente, os tribunais das regiões onde ele prestou serviços anteriormente.

Justiça Federal: A consulta processual está disponível nos sites de cada Tribunal Regional Federal. Processos federais podem envolver questões tributárias, previdenciárias ou crimes contra a ordem econômica.

Justiça Estadual: Cada tribunal de justiça estadual tem seu sistema de consulta. Aqui aparecem ações cíveis, cobranças, execuções e recuperações judiciais.

Segundo o Conselho Nacional de Justiça, em 2020 foram apresentados à Justiça do Trabalho 167 mil processos pedindo reconhecimento de vínculo empregatício. Em 2024, foram 443 mil. Esse crescimento de 165% em quatro anos mostra que a verificação de processos trabalhistas deixou de ser opcional. Compare as diferenças entre PJ x CLT para entender o que configura cada tipo de relação.

Em abril de 2025, o ministro Gilmar Mendes suspendeu a tramitação de todos os processos que discutem a pejotização no país até o STF definir uma tese sobre o tema. Isso significa que muitos processos estão “parados”, mas continuam existindo. Um prestador pode ter várias ações suspensas contra ele que só vão andar quando o STF decidir.

Frequência Recomendada de Consultas

A frequência ideal depende do perfil do prestador e do nível de risco que sua empresa está disposta a assumir. A tabela abaixo serve como referência:

Consulta inicial obrigatória: Antes de assinar qualquer contrato ou fazer o primeiro pagamento, todas as verificações devem ser realizadas. Esta é a linha de base para qualquer contratação PJ.

Consultas periódicas para contratos de longo prazo: Para prestadores com contratos superiores a seis meses, a recomendação é repetir as consultas principais (CNPJ na Receita, CNDT, CND Federal) a cada trimestre. Isso deve fazer parte dos indicadores de RH para gestão de PJ.

Consultas por evento: Sempre que houver alteração contratual, aumento significativo de valores, reajuste anual do contrato PJ ou renovação de contrato.

Consultas antes de cada pagamento: Para operações de maior risco ou prestadores novos, a verificação de situação cadastral do CNPJ antes de cada pagamento é prudente. Demanda menos de dois minutos. Integrar isso à folha de pagamento PJ garante que nenhum pagamento seja feito sem verificação.

A pesquisa da Serasa Experian de 2024 mostrou que apenas 15% das empresas utilizam monitoramento contínuo e 6% análise de big data para prevenção de fraudes. A maioria ainda opera de forma reativa. Para profissionais regulamentados, verifique também se as anuidades em dia estão quitadas junto ao conselho de classe.

Por Que a Maioria das Empresas Ainda Ignora Isso

Minha visão sobre esse tema é direta: empresa que paga PJ sem verificar regularidade está assinando um cheque em branco para problemas futuros. Não é paranoia. É matemática.

Apenas 15% das empresas fazem monitoramento contínuo de fornecedores. Os outros 85% descobrem o problema quando a auditoria chega ou quando o prestador entra na Justiça. Aí já era. O custo de remediar é dez vezes maior que o custo de prevenir.

O que mais me impressiona é a quantidade de empresas que terceirizam dezenas de profissionais PJ e não têm um processo definido de verificação. Confiam no “sempre deu certo”. Até o dia que não dá.

Uma nota fiscal emitida por CNPJ inapto não tem validade contábil. O custo que você deduziu vira glosa. O imposto que você deixou de pagar vira multa. E se o prestador resolver pedir vínculo, você ainda vai ter que explicar por que contratou uma empresa que nem existia de fato.

A consulta de regularidade não é burocracia. É o mínimo de diligência que protege sua empresa de prejuízos evitáveis. Se você ainda faz isso no braço, olhando site por site, o problema não é falta de ferramenta. É falta de prioridade.

Automação de Consultas de Regularidade

Fazer todas essas consultas manualmente é viável quando você tem cinco prestadores. Com 50, vira um trabalho de tempo integral. Com 200, é impossível manter atualizado sem um sistema dedicado.

A automação resolve três problemas: elimina a dependência de lembrar de fazer as consultas, padroniza o processo para que nenhuma verificação seja pulada e cria histórico documental automático. Veja nosso comparativo de plataformas de gestão de PJ no Brasil para entender as opções disponíveis.

O que um sistema de automação de consultas deve fazer:

Consultar situação cadastral do CNPJ automaticamente antes de cada pagamento ou em frequência programada.

Emitir alerta quando a situação mudar de ativa para qualquer outro status.

Consultar certidões e armazenar os comprovantes com data e hora, mantendo uma gestão de documentos PJ organizada.

Bloquear pagamentos para CNPJs com situação irregular (ou pelo menos exigir aprovação adicional).

Gerar relatórios de compliance mostrando o histórico de verificações por prestador.

Integrar com o fluxo de aprovação de notas fiscais e com a integração de pagamentos PJ para que a verificação seja parte do processo, não uma etapa separada.

A Managefy oferece background check automático que consulta as bases oficiais e mantém histórico de todas as verificações. Quando a situação cadastral de um prestador muda, o sistema notifica automaticamente a equipe responsável antes que qualquer pagamento seja processado.

Apenas 38% das empresas utilizam tecnologias para captação e gestão de informações de compliance, segundo a Grant Thornton. A outra face desse dado: 62% das empresas ainda dependem de processos manuais que falham quando o volume aumenta.

O Que Fazer Quando Encontrar Irregularidade

Você consultou e descobriu que o CNPJ do prestador está inapto. Agora o que fazer?

Primeiro passo: Não pagar. Bloquear qualquer pagamento pendente até que a situação seja esclarecida.

Segundo passo: Comunicar o prestador. Muitas vezes ele nem sabe que o CNPJ foi inativado. Dê prazo para regularização e documente a comunicação.

Terceiro passo: Revisar notas fiscais anteriores. Se o CNPJ já estava irregular quando emitiu notas para sua empresa, você tem um problema contábil para resolver.

Quarto passo: Documentar. Guarde print das consultas, e-mails trocados e qualquer evidência de que sua empresa agiu com diligência.

Quinto passo: Avaliar a continuidade da relação. Um prestador que deixou o CNPJ ficar irregular pode ter outros problemas que você ainda não descobriu. Pode ser necessário iniciar um processo de rescisão de PJ.

Se a irregularidade for processo trabalhista pedindo vínculo, a análise é mais complexa. Um processo não significa que o prestador estava fraudando a relação com outra empresa. Mas múltiplos processos sobre o mesmo tema é padrão que exige atenção redobrada. Conheça a nova lei trabalhista para PJ para entender o contexto atual.

Checklist Completo de Consultas

Consultas obrigatórias para qualquer prestador PJ:

Situação cadastral do CNPJ na Receita Federal

Opção pelo Simples Nacional (se aplicável)

Inscrição municipal ativa

Certidão Negativa de Débitos Trabalhistas (CNDT)

Verificar se anuidades em dia (para profissões regulamentadas com conselho de classe)

Consultas recomendadas:

Certidão de regularidade de Tributos Federais

Certidão de Regularidade do FGTS

Consulta processual na Justiça do Trabalho da região

Consultas situacionais:

Inscrição estadual (SINTEGRA) para prestadores com operações de mercadoria

Cadastro SUFRAMA para prestadores da Zona Franca

Consulta processual federal para contratos de alto valor

Certidões estaduais e municipais de débitos

Sites oficiais para consulta:

CNPJ Receita Federal: solucoes.receita.fazenda.gov.br

Simples Nacional: www8.receita.fazenda.gov.br/SimplesNacional

CNDT: www.tst.jus.br/certidao

CND Federal: servicos.receita.fazenda.gov.br

CRF FGTS: consulta-crf.caixa.gov.br

FAQ

1. O que é consulta de regularidade do PJ?

É o processo de verificar se um prestador pessoa jurídica está legalmente apto a emitir notas fiscais e prestar serviços, incluindo situação cadastral do CNPJ, débitos tributários e processos judiciais.

2. Onde consultar se um CNPJ está ativo?

No portal da Receita Federal: solucoes.receita.fazenda.gov.br. A consulta é gratuita e mostra a situação cadastral atual da empresa, incluindo informações sobre inscrição e dados do cadastro.

3. O que significa CNPJ com situação inapta?

Significa que a pessoa jurídica deixou de cumprir obrigações acessórias por dois anos consecutivos, não foi localizada no endereço informado ou tem irregularidade em comércio exterior. Notas fiscais de CNPJ inapto não devem ser aceitas.

4. Com que frequência devo verificar a regularidade dos prestadores PJ?

Recomenda-se consulta inicial obrigatória antes do primeiro pagamento, verificações trimestrais para contratos de longo prazo e consulta de situação cadastral antes de cada pagamento para prestadores novos ou de maior risco.

5. Posso ser responsabilizado por contratar um PJ irregular?

Sim. A empresa contratante pode ter problemas contábeis com notas fiscais inválidas, perder deduções tributárias e, em casos de pejotização fraudulenta, ser condenada a reconhecer vínculo empregatício com pagamento de todos os direitos trabalhistas.

6. Como automatizar as consultas de regularidade de PJ?

Sistemas de gestão de prestadores como a Managefy fazem consultas automáticas às bases oficiais, alertam quando a situação muda e bloqueiam pagamentos para CNPJs irregulares sem intervenção manual.

7. Qual a diferença entre CNPJ suspenso e baixado?

Suspenso indica situação temporária, como análise de pedido de baixa ou interrupção de atividades. Baixado significa encerramento definitivo das atividades. Em ambos os casos, não se deve aceitar emissão de notas fiscais.

8. O que é a CNDT e por que ela importa?

A Certidão Negativa de Débitos Trabalhistas mostra se a empresa tem condenações trabalhistas não pagas. Com o aumento de 57% nos processos de reconhecimento de vínculo em 2024, essa certidão virou indicador essencial de risco para qualquer departamento pessoal que trabalha com contratação de PJ.