Os Erros em Nota Fiscal PJ Que Empresas Cometem no RH e Financeiro

Sua empresa recebe dezenas de notas fiscais de prestadores de serviço PJ todo mês. E em quantas delas alguém realmente confere se o CNPJ está ativo, se a descrição do serviço prestado bate com o contrato, se os dados bancários estão corretos?

A resposta, na maioria das empresas, é: em quase nenhuma.

Nota fiscal PJ é o documento que comprova a prestação de serviço e gera obrigações tributárias para ambas as partes. Segundo dados do Portal Nacional da NFS-e, o Brasil já ultrapassou 5.500 municípios integrados ao sistema de Nota Fiscal de Serviços eletrônica, gerando bilhões de documentos fiscais por ano. Mas a quantidade de erros que passam despercebidos na validação dessas notas continua assustadora.

Este artigo mostra os 7 erros mais comuns que empresas cometem ao validar notas fiscais de prestadores PJ. Não é um guia para o profissional PJ que precisa emitir nota fiscal. É um guia para quem contrata, paga e precisa garantir conformidade fiscal para evitar problemas trabalhistas, tributários ou contábeis.

RESUMO DOS 7 ERROS (Tabela Inicial)

1. Não Verificar Se o CNPJ do Prestador Está Ativo

Pagar uma NFS-e sem verificar se o CNPJ do prestador ainda existe é o erro mais básico e mais comum.

Parece absurdo, mas acontece o tempo todo. Empresas que contrataram um profissional PJ há meses, às vezes anos, continuam pagando sem conferir se aquele CNPJ foi baixado, suspenso ou ficou inapto junto à Receita Federal.

O problema não é só fiscal. Se o CNPJ estiver irregular, a nota fiscal emitida pode ser considerada inidônea pela SEFAZ. E nota inidônea significa que sua empresa pagou por um serviço sem documento fiscal válido, o que pode gerar multas em fiscalizações e auditorias.

Pessoa jurídica é obrigada a manter a regularidade cadastral para poder emitir NFS-e e prestar serviços corretamente. Se o prestador deixou de cadastrar atualizações ou perdeu a regularidade, quem contrata também sofre as consequências.

Como evitar:

A consulta é gratuita no Portal da Receita Federal. Basta digitar o CNPJ e verificar a situação cadastral. Se aparecer qualquer status diferente de “Ativa”, pare tudo e resolva antes de pagar.

Para quem gerencia dezenas ou centenas de prestadores de serviço, fazer isso manualmente é inviável. Por isso ferramentas como a Managefy automatizam essa verificação e alertam quando um prestador entra em situação irregular.

2. Ignorar a Descrição do Serviço na Nota Fiscal

A descrição do serviço na nota fiscal eletrônica precisa refletir o que foi efetivamente contratado e executado.

Muitas empresas ignoram esse campo. O PJ emite nota com uma descrição genérica tipo “Serviços de consultoria” e ninguém questiona. Meses depois, em uma fiscalização ou auditoria, a pergunta aparece: esse serviço prestado corresponde ao que está no contrato?

O risco aqui é duplo. Primeiro, descrições vagas dificultam a comprovação de que o serviço foi realmente prestado. Segundo, se a descrição não bater com o CNAE do prestador, a nota pode ser invalidada pela prefeitura do município emissor.

Segundo o Sebrae, erros na descrição do serviço estão entre as principais causas de rejeição de notas fiscais eletrônicas. Isso acontece porque o emissor muitas vezes não presta atenção ao preencher, e o tomador não confere antes de pagar.

Como evitar:

Compare a descrição na NF-e com o escopo do contrato. Se contratou “desenvolvimento de software”, a nota precisa dizer algo compatível. Descrições genéricas demais são sinal de alerta. Oriente seu contador a verificar cada nota antes de registrar no sistema contábil.

3. Não Conferir os Dados Bancários Antes de Pagar

Pagar para a conta errada é mais comum do que você imagina, e a emissão correta da nota não garante que o dinheiro chegará ao destino certo.

O prestador PJ troca de banco e esquece de avisar. Ou pior, alguém altera os dados bancários no sistema de emissão de pagamentos da empresa sem que ninguém perceba. O dinheiro sai, vai para lugar desconhecido, e começa uma dor de cabeça para recuperar.

Além da perda financeira direta, pagar para conta de pessoa física quando o contrato é com pessoa jurídica pode configurar irregularidade e gerar problemas trabalhistas se o valor nunca chegar ao prestador.

Como evitar:

Antes de cada pagamento, valide se a conta bancária informada na NFS-e pertence ao CNPJ do prestador. Isso pode ser feito cruzando os dados do cadastro com os dados da nota. A validação varia conforme o volume de prestadores, mas sistemas de gestão fiscal de PJ fazem essa verificação automaticamente.

4. Aceitar Nota Fiscal de Prestador com CNAE Incompatível

Aceitar nota fiscal de um prestador cujo CNAE não permite o serviço descrito é um erro que passa despercebido por meses até virar problema jurídico.

CNAE é o código que define quais atividades econômicas uma empresa é autorizada a exercer. Se você contrata um serviço de marketing digital, mas o CNAE do prestador é de construção civil, tem algo muito errado. Dependendo da atividade, essa inconsistência pode gerar multas e questionamentos sobre a legitimidade da operação.

Dados do Mapa de Empresas mostram que o Brasil tem mais de 24 milhões de empresas ativas, e uma parte significativa opera com CNAEs desatualizados ou incompatíveis com suas atividades reais. O profissional PJ muitas vezes não atualiza seu cadastro quando começa a atuar em novas áreas.

Em resumo: CNAE incompatível significa que o prestador não está legalmente habilitado a emitir NFS-e para aquele tipo de serviço.

Como evitar:

Na validação de cada nota, confira se o CNAE principal ou secundário do prestador é compatível com o serviço descrito. Essa informação está disponível na consulta de CNPJ da Receita Federal. Peça ao seu contador para incluir essa verificação no processo de conformidade.

5. Não Entender Como Funciona a Tributação de MEI e Simples Nacional

Existe muito conteúdo na internet sobre retenções de IRRF, PIS, COFINS, CSLL em notas de prestadores. A maioria não se aplica à realidade da sua empresa.

Por quê? Porque 84% das empresas brasileiras estão enquadradas no Simples Nacional, segundo dados da Receita Federal. E os MEIs representam 78% dos novos CNPJs abertos em 2025, de acordo com o Sebrae.

O ponto principal é este: no MEI e no Simples Nacional, a empresa contratante não faz retenção de tributos federais.

Funciona assim:

Quando o ISS é retido do Simples Nacional?

A retenção de ISS é obrigatória apenas quando o serviço está na lista do art. 3º da LC 116/2003, como construção civil, segurança, limpeza, e é prestado em município diferente do estabelecimento do prestador. Nesses casos, a empresa retém o ISS e repassa à prefeitura do local da prestação de serviço.

Para a imensa maioria das contratações de profissional PJ para serviços como TI, marketing, consultoria, design, o cenário é simples: o PJ pode emitir a nota, paga os impostos dele no DAS, e a empresa paga o valor bruto. Fim.

O erro comum:

Muitas empresas perdem tempo tentando calcular retenções que não existem para MEIs e Simples, ou pior, retêm valores indevidamente. Isso pode gerar multas, retrabalho no fechamento e potenciais problemas com o prestador. Algumas até exigem certificado digital do prestador sem necessidade, complicando a emissão de documentos que poderia ser simples.

O que validar na nota fiscal de MEI e Simples:

1. CNPJ ativo e regular na Receita Federal
2. Descrição do serviço compatível com o CNAE
3. Valor correto conforme contrato
4. Dados bancários para pagamento
5. Data de emissão compatível com o período de prestação
6. Se aplicável: ISS retido corretamente conforme legislação fiscal municipal

Quando se preocupar com retenções federais:

Só se o regime tributário do prestador for Lucro Presumido ou Lucro Real, o que é raro em contratações de PJ para serviços profissionais. Nesses casos, aplica-se IRRF de 1% a 1,5% dependendo da atividade, e PIS/COFINS/CSLL de 4,65% se o valor for superior a R$ 215,05.

6. Deixar o Endereço do Prestador Desatualizado no Cadastro

O endereço do prestador de serviço PJ parece um detalhe menor. Não é.

Para emissão de NFS-e, o município de estabelecimento do prestador determina para qual prefeitura vai o ISS sobre serviços. Se o endereço cadastrado está errado, a nota fiscal emitida pode estar com tributação incorreta.

Além disso, em caso de notificações do fisco ou questões jurídicas relacionadas ao prestador, um endereço desatualizado pode complicar toda a operação. É obrigatória a manutenção de cadastro atualizado para evitar problemas com outras empresas da cadeia e com a própria fiscalização.

Como evitar:

Solicite atualização cadastral periódica dos prestadores. Inclua essa verificação no processo de validação antes de aceitar novas notas. Registrar corretamente o endereço do prestador no seu sistema é fundamental para conformidade fiscal.

7. Ignorar a Reforma Tributária e os Créditos de IBS/CBS

Ignorar a reforma tributária hoje vai custar caro em créditos perdidos a partir de 2027. A gestão fiscal de PJ envolve preparação para mudanças que já estão em curso.

Atualmente, como a maioria dos prestadores são MEI ou Simples, a empresa não se preocupa muito com a tributação do prestador. O PJ deve emitir a nota, paga o DAS dele, a empresa paga o valor bruto. Essa simplicidade vai mudar.

A Lei Complementar 214/2025, que regulamenta a Reforma Tributária, cria o IBS (Imposto sobre Bens e Serviços) e a CBS (Contribuição sobre Bens e Serviços), substituindo ICMS, ISS, PIS e COFINS.

O ponto crítico para empresas que contratam PJ é o sistema de créditos tributários.

Segundo o Portal da Reforma Tributária, empresas no regime regular poderão tomar créditos de IBS/CBS pagos por seus fornecedores. Mas se o prestador PJ estiver no Simples Nacional, o crédito será limitado ao tributo efetivamente recolhido pelo fornecedor.

Impacto financeiro dos créditos por regime tributário:

*Alíquota estimada conforme projeções do Ministério da Fazenda para IBS + CBS combinados.

Isso é uma diferença de mais de R$ 10.000 por operação de R$ 50.000.

Por que o CNAE do prestador vai importar ainda mais:

Para que a empresa contratante aproveite integralmente os créditos de IBS/CBS, será necessário verificar:

1. CNAE do prestador compatível com o serviço prestado (nota pode ser invalidada se incompatível)
2. Regime tributário do prestador (Simples gera crédito limitado, regime regular gera crédito integral)
3. Regularidade fiscal do prestador (créditos dependem de tributo efetivamente pago)
4. Descrição correta do serviço na nota fiscal eletrônica

De acordo com o Comunicado Conjunto da Receita Federal e Comitê Gestor do IBS, a partir de janeiro de 2026 as notas fiscais já deverão conter campos para IBS e CBS em fase de teste. O sistema de emissão será atualizado gradualmente. A partir de 2027, a cobrança efetiva começa, e o emissor nacional de NFS-e já estará adaptado.

O que fazer agora:

A reforma tributária transforma a gestão fiscal de PJ de operacional para estratégica. Se sua empresa ainda não audita a base de prestadores de serviço, o momento é agora.

Checklist de preparação para 2026-2027:

• [ ] Auditar CNAEs de todos os prestadores ativos
• [ ] Identificar regime tributário de cada PJ (MEI, Simples, Lucro Presumido/Real)
• [ ] Verificar regularidade fiscal dos principais prestadores junto à Receita Federal
• [ ] Atualizar sistemas para receber novos campos de NF-e
• [ ] Treinar contador e equipe fiscal sobre as novas regras
• [ ] Simular impacto nos créditos tributários com base atual de prestadores
• [ ] Realizar o cadastro de novos prestadores já com essas verificações

Empresas que se prepararem agora terão vantagem competitiva. As que deixarem para depois vão descobrir que milhões em créditos tributários estão escapando porque ninguém organizou a casa. A falta de emissão correta de documentos ou a sonegação fiscal por parte de prestadores pode gerar perda de créditos para quem contrata.

Minha Opinião: O Problema Não é Tributário, é de Processo

A obsessão com retenções em gestão de PJ é um problema de foco.

Para 84% dos casos com prestadores MEI e Simples, a validação que importa é outra: verificar se o CNPJ está ativo, se o serviço descrito bate com o contrato, se os dados estão corretos. Retenção é exceção, não regra.

O problema real que vejo nas empresas não é falta de conhecimento tributário. É falta de processo. Planilhas desatualizadas, contratos sem padrão, notas validadas na correria do fechamento, pagamentos feitos às pressas. Ninguém confere se o prestador pode emitir aquele tipo de nota para aquele serviço.

E agora, com a reforma tributária chegando, esse problema de processo vai custar caro. Literalmente. Cada nota mal validada pode significar crédito tributário perdido.

A solução não é contratar mais gente para fazer conferência manual ou exigir login e senha de acesso ao sistema de emissão do prestador. É ter um sistema que automatize as verificações, alerte quando algo está errado e garanta rastreabilidade de cada operação.

É exatamente para isso que criamos a Managefy.

FAQ

O que é nota fiscal PJ e para que serve?

Nota fiscal PJ é o documento fiscal que a pessoa jurídica deve emitir ao prestar serviços para outras empresas. Ela comprova a prestação de serviço, permite o registro contábil e tributário da operação, e é obrigatória para manter a regularidade fiscal de ambas as partes. A NFS-e (Nota Fiscal de Serviços eletrônica) é o formato digital emitida através do sistema da prefeitura do município.

O que verificar em uma nota fiscal de prestador PJ?

Verifique CNPJ ativo na Receita Federal, descrição do serviço compatível com o contrato, CNAE do prestador compatível com a atividade, dados bancários corretos, data de emissão e valor conforme acordado. Para prestadores fora do Simples Nacional, confira também as retenções aplicáveis corretamente.

Quando a empresa deve reter impostos de nota fiscal PJ?

A empresa só retém tributos quando o prestador está no Lucro Presumido ou Lucro Real. Para MEI e Simples Nacional, que representam 84% das empresas brasileiras, não há retenção de impostos federais. A única exceção é o ISS em serviços específicos listados no art. 3º da LC 116/2003, prestados em município diferente do prestador, quando a retenção é obrigatória.

Quem paga os impostos da nota fiscal PJ?

No MEI e Simples Nacional, o próprio PJ paga seus tributos através do DAS mensal. A empresa contratante paga o valor bruto da nota. No Lucro Presumido ou Real, a empresa retém os impostos do pagamento e repassa ao fisco, mas o ônus econômico é do prestador, que recebe o valor líquido.

A reforma tributária vai mudar a validação de notas fiscais PJ?

Sim, significativamente. A partir de 2027, empresas no regime regular poderão tomar créditos de IBS e CBS das notas de prestadores. Se o prestador estiver no Simples Nacional, o crédito será limitado ao valor efetivamente pago por ele. Isso torna a validação de CNAE, regime tributário e regularidade fiscal muito mais importante para evitar problemas e perda de créditos.

Como saber se o CNAE do prestador está correto?

Consulte o CNPJ do prestador no site da Receita Federal e verifique os CNAEs principal e secundários. Compare com o serviço descrito na nota fiscal eletrônica e no contrato. Se o prestador atua em marketing digital mas o CNAE é de construção civil, a emissão pode ser irregular e a nota pode ser invalidada.

O que acontece se pagar nota fiscal com CNPJ irregular?

A nota fiscal emitida por CNPJ irregular pode ser considerada inidônea, o que significa que sua empresa não terá documento fiscal válido para registrar a despesa. Em fiscalizações, isso pode gerar multas, questionamentos sobre dedutibilidade do gasto e até enquadramento como operação irregular.

Qual o prazo para guardar notas fiscais de prestadores PJ?

Guarde por no mínimo 5 anos para fins fiscais e 5 anos após o término do contrato para fins trabalhistas, considerando o prazo prescricional de eventuais reclamações. Na prática, recomenda-se guardar por pelo menos 10 anos considerando auditorias e processos que podem se estender. A legislação fiscal exige manutenção desses documentos para conformidade.