Implantação Sistema Managefy: 3 Etapas em Até 7 Dias | Sistema PJ

A implantação de sistema de gestão PJ é o processo de configurar a plataforma, migrar os dados dos prestadores e treinar os usuários para que a operação entre no ar, substituindo planilhas e processos manuais. Na Managefy, esse processo de implantação leva de 2 a 7 dias, dependendo do volume de PJs e da complexidade da sua operação.

Quem está acostumado com projetos de implementação de ERP que duram semestres inteiros pode estranhar esse prazo. A diferença está na filosofia: o software da Managefy foi desenhado para ser self-service desde o início, o que significa que a plataforma já vem pronta para funcionar, sem necessidade de desenvolvimento customizado ou consultoria externa. Você configura, faz a migração de dados e começa a usar.

Neste artigo, você vai entender exatamente como funciona cada etapa da implantação do sistema, quanto tempo leva por tamanho de operação, o que você precisa ter pronto antes de começar e como é o primeiro fechamento assistido que fazemos junto com você.

Quanto Tempo Leva para Implantar a Managefy

O prazo do projeto de implantação depende de três fatores: o volume de PJs que você gerencia, a qualidade dos dados que você já tem organizados e se a sua operação envolve múltiplos CNPJs.

Para a maioria das empresas, o processo completo leva entre 2 e 7 dias. Operações menores com dados organizados conseguem rodar o novo sistema em 2 a 3 dias. Operações maiores ou com estruturas mais complexas de aprovação podem chegar a 7 dias, mas raramente passam disso.

A diferença para projetos de implementação de sistema ERP tradicional é brutal. Segundo levantamento da FGV sobre transformação digital, implementações de software corporativo no Brasil levam em média de 3 a 6 meses e frequentemente envolvem consultoria externa com custos que variam de R$ 50 mil a R$ 200 mil, dependendo do fornecedor e da complexidade. A Managefy entrega o mesmo resultado em dias, com a implantação do sistema inclusa no plano.

Isso acontece porque a Managefy resolve um problema específico, de forma vertical, em vez de tentar ser uma plataforma genérica que precisa de customização para cada cliente. Quando o escopo é claro e o planejamento é simples, a implementação é rápida.

As 3 Etapas da Implantação Sistema PJ da Managefy

O processo de implantação de sistema na Managefy segue três etapas bem definidas: migração e configuração, treinamento do time e go-live assistido. As etapas podem se sobrepor parcialmente, o que ajuda a comprimir o cronograma total e garantir que todas as áreas estejam preparadas para a nova solução.

Etapa 1: Migração e Configuração (1 a 2 dias)

Na primeira etapa, você importa a base de PJs para a plataforma e configura a estrutura da sua operação. A importação pode ser feita via planilha Excel ou CSV, com os dados básicos de cada prestador: CNPJ, CPF do responsável, e-mail e valor mensal.

Durante a importação, o software faz validação automática de cada CNPJ, conferindo razão social e regime tributário na base da Receita Federal. Isso elimina erros de cadastro que costumam aparecer quando a migração de dados é feita manualmente e garante que o novo sistema funcione conforme esperado desde o primeiro dia.

Além da importação de dados, essa etapa inclui o upload de contratos existentes e a configuração dos fluxos de aprovação. Você define quem aprova o quê, quais são as alçadas por valor ou por área, e como os gestores vão participar do fechamento da Folha PJ. Também é nessa fase que você configura perfis de acesso para cada usuário e, se necessário, o sigilo de valores entre áreas.

Para operações que já têm dados organizados em planilha, essa etapa costuma levar apenas 1 dia. Se os dados estiverem mais bagunçados, pode chegar a 2 dias, mas o time de implantação ajuda a organizar. Um bom planejamento prévio do que você vai fornecer acelera essa fase.

Etapa 2: Treinamento e Capacitação (1 a 2 dias)

Com a plataforma configurada, o próximo passo é a capacitação de quem vai usar o sistema no dia a dia. O treinamento é dividido por perfil de usuário: o time de DP ou RH que vai operar a Folha PJ, os gestores que vão aprovar valores e os profissionais do financeiro que vão acompanhar pagamentos.

O formato do treinamento é ao vivo, conduzido pelo time da Managefy, com sessões curtas e focadas no que cada usuário precisa saber para operar as funcionalidades relevantes para sua função. Não é um treinamento genérico de software; é um treinamento prático de como a sua operação vai funcionar dentro do novo sistema.

Os PJs também precisam de orientação, mas o onboarding deles é muito mais simples. Cada prestador recebe um convite para acessar o portal próprio, onde pode enviar notas fiscais, consultar o extrato de pagamentos e baixar comprovantes. A maioria dos usuários PJ consegue usar o portal sem ajuda depois de uma explicação rápida, o que reduz a resistência à mudança que costuma aparecer na adoção de nova tecnologia.

Etapa 3: Go-Live Assistido (1 dia)

A terceira etapa é o primeiro fechamento de Folha PJ feito dentro da plataforma, com acompanhamento do time de implantação. O go-live assistido é o momento em que o sistema entra em operação real, processando dados de produção e substituindo os processos anteriores.

Durante a implantação do primeiro fechamento, o time da Managefy acompanha cada passo junto com você: criação da folha, recebimento de notas fiscais dos PJs, validação automática, aprovações de gestor e geração de arquivo para pagamento. Se aparecer algum ajuste necessário na configuração, ele é feito em tempo real.

O primeiro fechamento assistido está incluso em todos os planos. Não é um serviço adicional nem algo que você precisa contratar separadamente. Faz parte do processo padrão de implementação porque sabemos que a confiança no software se constrói quando você vê a operação funcionando na prática. Esse acompanhamento é um dos pilares da implantação que garante o sucesso do projeto.

O Que Você Precisa Ter Pronto

Para que a implantação de sistema aconteça no prazo, você precisa ter algumas informações organizadas antes de começar. Quanto melhor a qualidade dos dados de entrada, mais rápido o processo de implantação.

O planejamento do que você vai fornecer é simples:

• Planilha com os dados dos PJs ativos (CNPJ, CPF, e-mail, valor mensal)
• Contratos vigentes em PDF para upload na plataforma
• Definição de quem aprova o quê na sua estrutura (aprovadores por área ou valor)
• Responsável interno que vai acompanhar o projeto de implantação

Se você não tiver os contratos em PDF, não precisa correr atrás de todos antes de começar. O software da Managefy tem modelos de contrato prontos com assinatura digital integrada, conforme a MP 2.200-2/2001 que regulamenta a validade jurídica de documentos eletrônicos no Brasil. Você pode gerar novos contratos diretamente na plataforma durante a implantação.

O responsável interno é importante porque a implementação exige decisões ao longo do caminho: quem vai aprovar reembolsos, qual o limite de alçada de cada gestor, quem pode ver os valores de todos os PJs. Essas definições precisam vir de alguém que conhece a operação e tem autonomia para decidir. Esse é um dos principais desafios em qualquer projeto de implantação de novo software: garantir que alguém com conhecimento do negócio esteja disponível para tomar decisões.

O Que a Managefy Faz por Você

A divisão de responsabilidades na implantação do sistema é clara: você fornece os dados e as definições, a Managefy cuida da configuração e da operacionalização.

O time de implantação importa e valida a sua base de PJs, conferindo automaticamente cada CNPJ na Receita Federal. Configura os fluxos de aprovação conforme as regras que você definiu, cria os perfis de acesso para cada tipo de usuário e prepara o ambiente para o primeiro fechamento.

Além disso, o time conduz o treinamento do seu pessoal e acompanha o go-live de perto. Se durante o primeiro fechamento aparecer alguma situação que não tinha sido prevista na configuração, o ajuste é feito na hora, sem precisar abrir chamado ou esperar retorno do fornecedor.

A filosofia é que o investimento real de implementação não está em pagar setup ou consultoria, mas sim em garantir a capacitação do seu time para usar a plataforma direito. E isso a gente faz junto com você, incluso no plano. Após a implantação, você conta com suporte contínuo para dúvidas operacionais.

E as Integrações? Preciso Integrar no Dia 1?

Uma dúvida comum de quem está avaliando a implantação de sistema é se precisa integrar o novo software com outros sistemas logo no início. A resposta curta é não.

A recomendação que fazemos é baseada no comportamento real dos nossos clientes: cerca de 80% das empresas rodam a Managefy por pelo menos 6 meses antes de pensar em integração com sistema ERP ou outros softwares. E isso não é problema; é o caminho mais seguro para o sucesso da implantação.

O motivo é simples: primeiro você precisa dominar a operação dentro da plataforma, entender como os fluxos de trabalho funcionam no seu contexto, fazer os ajustes finos que só aparecem no uso real. Depois que a rotina está redonda, aí sim faz sentido pensar em integração para eliminar digitação manual em outros sistemas e buscar otimização dos processos.

Para quem precisa de integração, a funcionalidade de API está disponível nos planos Pro e Fintech. Se você usa o plano Starter, a opção é exportar relatórios da Managefy e importar manualmente no seu sistema, o que funciona bem para operações menores.

Integrações customizadas, como desenvolvimento específico para o seu ERP, são cobradas à parte e avaliadas caso a caso pelo fornecedor. Mas, de novo, a recomendação é não se cobrar para integrar no dia 1. A nova ferramenta precisa primeiro provar valor antes de você investir em conexões com outros sistemas.

O Que Muda em Cada Plano

A Managefy oferece três planos com funcionalidades diferentes. A implantação de sistema funciona da mesma forma em todos eles, mas o que você consegue fazer depois de implantado varia conforme as necessidades específicas da sua operação.

O plano Fintech tem uma particularidade na implementação: como a Managefy faz o pagamento direto aos PJs via split, os prestadores precisam informar dados bancários durante o onboarding. Isso adiciona uma etapa no processo de convite dos usuários PJ, mas não aumenta o prazo total de implantação do sistema.

Todos os planos têm trial de 14 dias, então você pode testar o software antes de decidir qual plano faz sentido para a sua operação e suas necessidades específicas.

Comparativo: Implantação Managefy vs ERP Tradicional

Se você está comparando a Managefy com a opção de implantar um módulo de gestão de terceiros no seu sistema ERP, vale olhar as diferenças de frente. Essa análise detalhada ajuda no planejamento da decisão.

A diferença de prazo e custo entre as opções é gritante, mas o ponto mais importante talvez seja o risco. Projetos de implementação de software corporativo longos têm uma taxa alta de abandono: a empresa paga a consultoria, passa meses em implementação e no final o novo sistema não é usado porque ficou complexo demais ou não atende a necessidade real. A gestão de mudanças em projetos longos é um dos principais desafios que impactar o sucesso.

Com a Managefy, você está rodando em dias. Se não funcionar para você, descobriu rápido. Se funcionar, já está ganhando tempo no primeiro mês. Qualquer software que demora semestres para implantar carrega um risco que a Managefy simplesmente elimina.

O Que Eu Penso Sobre Implantação de Sistema

Quando uma implantação de sistema demora meses, o problema quase nunca é técnico. O problema é de escopo e planejamento.

Projetos de implementação de ERP demoram porque tentam resolver tudo para todos. A cada reunião de levantamento aparece um requisito novo, uma integração que “seria bom ter”, uma customização que “não vai dar muito trabalho”. O escopo cresce, o prazo estoura, o orçamento fura e no final ninguém lembra mais qual era o problema original que precisava ser resolvido. Esse é um dos principais erros que vejo em projetos de nova tecnologia.

A Managefy implanta rápido porque faz uma escolha clara: resolve as rotinas de DP para PJs, do cadastro ao pagamento, com Folha PJ e governança. Só isso. Não tenta ser sistema ERP, não tenta ser software de RH completo, não tenta ser plataforma de gestão de projetos. A importância da implantação rápida está justamente em entregar valor antes que o projeto perca momentum.

Quando o escopo é claro, a implementação é rápida. Quando você sabe exatamente o que o sistema pode ser usado para resolver e o que ele não faz, não perde tempo discutindo customizações que nunca vão ser usadas. Um plano de implantação enxuto é uma ferramenta poderosa para manter o foco.

Se você está avaliando sistemas e ouviu de um fornecedor que a implantação vai levar 4, 5, 6 meses, pergunte por quê. A resposta provavelmente vai revelar que o sistema em si não foi desenhado para resolver o seu problema específico, e sim para ser uma plataforma genérica que precisa ser moldada para cada cliente. O plano de implementação detalhado que eles vão apresentar é sintoma de complexidade, não de qualidade.

FAQ: Perguntas Frequentes Sobre Implantação

1. Quanto tempo leva para implantar a Managefy?

A implantação de sistema leva de 2 a 7 dias, dependendo do volume de PJs e da complexidade da operação. Empresas com até 50 PJs e dados organizados costumam rodar o novo software em 2 a 3 dias. Operações maiores ou com múltiplos CNPJs podem chegar a 7 dias.

2. A implantação está inclusa no preço?

Sim. Não cobramos setup separado nem consultoria de implementação. O processo completo, incluindo migração de dados, configuração, treinamento e primeiro fechamento assistido, está incluso em todos os planos. É implantação completa, sem custos escondidos.

3. Preciso parar a operação durante a implantação?

Não. A implantação do sistema acontece em paralelo à sua operação atual. Você continua fechando o mês da forma que faz hoje enquanto configuramos a Managefy. A transição acontece no momento do go-live, quando o primeiro fechamento passa a ser feito na plataforma.

4. E se meus dados estiverem desorganizados?

O time de implantação ajuda a organizar. Se a sua planilha de PJs tem inconsistências, dados faltando ou duplicidades, trabalhamos juntos para limpar a base antes de importar. Isso pode adicionar 1 ou 2 dias ao processo de implantação, mas faz parte do escopo. Um planejamento prévio de quais dados você tem disponíveis ajuda a acelerar essa etapa.

5. Vocês fazem o primeiro fechamento junto comigo?

Sim. O primeiro fechamento de Folha PJ é assistido pelo time de implementação. Acompanhamos cada etapa do processo, desde a criação da folha até a geração do arquivo de pagamento, e fazemos ajustes de configuração em tempo real se necessário. Esse acompanhamento é fundamental para o sucesso da implantação.

6. Quem precisa ser treinado?

O treinamento é dividido por perfil de usuário: o time de DP ou RH que vai operar a Folha PJ, os gestores que vão aprovar valores e reembolsos, e o financeiro que vai acompanhar pagamentos. Os PJs também recebem orientação para usar o portal, mas o onboarding deles é mais simples e rápido. A capacitação adequada de cada usuário é o que garante adoção do novo sistema.

7. Posso implantar apenas para uma área primeiro?

Sim. Algumas empresas preferem começar com uma área ou projeto piloto antes de expandir para toda a operação. A Managefy permite essa abordagem de implementação gradual. Você configura os fluxos de aprovação e perfis de acesso da área piloto, roda por um ou dois meses, e depois expande para o restante. Esse planejamento faseado funciona bem para operações grandes que preferem validar a nova solução antes de escalar.

8. Como funciona o trial de 14 dias?

O trial dá acesso completo ao software por 14 dias, sem compromisso. Você pode importar dados, configurar fluxos, testar o portal do PJ e até fazer um fechamento de teste. Se decidir continuar, os dados migram automaticamente para a conta definitiva. Se não fizer sentido, é só não contratar. É uma forma de testar a nova ferramenta sem risco.

Próximo Passo

Se você chegou até aqui, provavelmente está avaliando se a Managefy faz sentido para a sua operação. O caminho mais direto é agendar uma demonstração com o nosso time comercial.

Na demonstração, você vê a plataforma funcionando, tira dúvidas específicas sobre a sua operação e recebe uma proposta com plano detalhado de implantação personalizado para o seu contexto. Se fizer sentido, você pode começar o trial de 14 dias no mesmo dia.

A implantação do sistema está inclusa, o primeiro fechamento é assistido e em até 7 dias você já está rodando sem planilha.

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Para entender o que é um sistema de gestão PJ e quais funcionalidades são essenciais, veja nosso guia completo de sistema de gestão PJ.