Agências de marketing vivem de projetos, prazos e criatividade. Cada cliente é uma conta, cada campanha tem deadline, cada job tem escopo definido. E por trás de toda essa entrega existe um pool de profissionais criativos — redatores, designers, social media, videomakers, fotógrafos, editores — que na grande maioria são PJ.
O modelo faz sentido para todo mundo. A agência ganha flexibilidade para montar times sob demanda, sem custo fixo de folha CLT pesada. O freelancer ganha liberdade para trabalhar com múltiplos clientes e ganhar mais. O problema é que essa flexibilidade vira caos operacional quando a agência não tem processo estruturado para gerenciar essa base de prestadores.
Este guia é para donos de agência, diretores de operações, gestores de projeto e financeiro de agências que já perceberam que planilha e WhatsApp não escalam. Se você não sabe a margem real de cada cliente, se o fechamento do mês é uma correria, ou se seus freelas reclamam de falta de transparência, este conteúdo foi escrito para você.
O Cenário: Margem Apertada e Controle Zero
Agências de marketing operam com margens tipicamente entre 10% e 25%. Parece pouco? É pouco. Qualquer erro operacional corrói margem que já é pequena. Pagar duas vezes o mesmo job, esquecer de cobrar refação do cliente, não perceber que uma conta está dando prejuízo — cada deslize é lucro que vai embora.
O problema é que a maioria das agências não sabe a margem real de cada cliente. Sabe o fee que cobra, sabe o custo fixo da operação, mas não sabe exatamente quanto está gastando de freela em cada conta. Segundo a pesquisa VanPro 2025 do Sinapro/Fenapro, o maior desafio apontado pelas agências é justamente gestão de processos e equipes (44% das respondentes), seguido de gestão comercial e captação de clientes.
Sem visibilidade de margem por conta, muitas agências descobrem tarde demais que estão subsidiando clientes deficitários. Operam no feeling, torcem para dar certo no consolidado do ano. Quando não dá, não sabem onde está o problema.
As 7 Dores Específicas de Agências
1. Freelancers entrando e saindo por campanha
Uma campanha de 3 meses traz 5 freelancers. Acabou a campanha, saem. Mês seguinte, outra campanha, outros 3. A rotatividade é parte do modelo. O problema é quando cada entrada e saída exige horas de trabalho administrativo.
Cadastrar freelancer novo: coletar documentos, validar CNPJ, fazer contrato, configurar pagamento. Média de 3 a 4 horas por pessoa. Com 10 entradas e saídas por mês, são 40 horas. Uma semana inteira de trabalho administrativo só para manter a base atualizada. É a gestão de contratos PJ que consome tempo demais.
2. Não saber se a conta está dando lucro
O fee do cliente é R$ 50 mil por mês. Parece bom. Mas quanto está gastando de freela nessa conta? Se não tem centro de custo por cliente, não sabe. Pode estar gastando R$ 45 mil de freela e achando que está lucrando, quando na verdade está empatando ou perdendo.
Já vi agência descobrir no fechamento anual que sua maior conta, a que mais dava orgulho, era deficitária há 8 meses. Ninguém tinha percebido porque ninguém estava olhando o custo de freela por cliente.
3. NF errada atrasando fechamento
O freela manda NF com valor diferente do combinado. Ou com CNPJ errado. Ou com competência errada. Ou sem os dados bancários atualizados. Cada NF com problema é uma ligação, um e-mail, um dia perdido.
Com 30 freelas, são 30 potenciais erros por mês. Se 10% das NFs têm problema, são 3 problemas para resolver. Multiplica por 12 meses: 36 incêndios para apagar por ano só por causa de NF errada. A validação de NF manual é inimiga da eficiência.
4. Gestor de conta sem visibilidade de gasto
O account quer saber quanto já gastou de freela no projeto do cliente X. A informação está com o financeiro. O financeiro está ocupado fechando a Folha PJ. O account não consegue resposta.
Resultado: o account não sabe se está estourando o orçamento da conta. Descobre só no fechamento do mês, quando já é tarde. Aí precisa ter conversa difícil com cliente sobre estouro de escopo, ou absorve o prejuízo sem falar nada.
5. Cobrança de NF por WhatsApp
A gestora de projetos passa dois dias por mês mandando mensagem para freela: “Oi, tudo bem? Pode mandar a NF?” “Ainda não recebi sua nota” “Preciso da NF até amanhã senão não entra no fechamento”.
São horas de trabalho repetitivo, chato, que não agrega valor para ninguém. E ainda assim, sempre tem alguém que esquece, alguém que manda errado, alguém que pede prorrogação.
6. Freelancer reclamando de falta de transparência
O freela quer saber: minha NF foi aprovada? Quando vou receber? Tem algum problema? Se ele precisa perguntar, o processo está quebrado. E quando ele pergunta, alguém do financeiro precisa parar o que está fazendo para responder.
Freela insatisfeito com o processo vai embora na primeira oportunidade. E perder freela bom por causa de processo ruim é um desperdício.
7. Jobs pagos duas vezes ou não cobrados do cliente
Sem controle centralizado, erros acontecem. O mesmo job é pago duas vezes porque a NF foi processada em duplicidade. Ou a refação que deveria ser cobrada do cliente é esquecida e a agência absorve o custo.
Cada erro é margem que evapora. E em negócio de margem apertada, cada ponto percentual conta.
Como a Folha PJ Resolve
A Managefy traz para agências o mesmo conceito de Folha PJ que funciona em outros segmentos, adaptado para a realidade de projetos, campanhas e rotatividade alta.
Centro de custo por cliente
Cada freelancer é alocado a um ou mais clientes. Cada job é vinculado a uma conta. O gestor de conta vê em tempo real quanto já gastou de freela. O financeiro vê o consolidado. A margem real de cada cliente fica visível o tempo todo.
Portal do freelancer
O freela acessa o portal, vê os jobs aprovados, submete a NF, acompanha o status. Não precisa mandar WhatsApp perguntando. Não precisa esperar resposta. A informação está lá, disponível 24 horas.
Validação automática de NF
O sistema confere se o valor da NF bate com o job aprovado, se o CNPJ está correto, se a competência está certa. Problema identificado automaticamente, antes de travar o fechamento. A validação de NF deixa de ser dor de cabeça.
Onboarding expresso
Freela novo recebe link, preenche cadastro, anexa documentos, assina contrato. Em 48 horas está pronto para faturar. Sem correr atrás de documento, sem ligar cobrando.
Relatório de rentabilidade por conta
Com um clique, o dono da agência vê a margem de cada cliente. Quais contas estão saudáveis, quais estão no limite, quais estão dando prejuízo. Informação para tomar decisão, não para descobrir problema tarde demais.
Caso Real: Agência Digital com 45 Profissionais
Uma agência digital de São Paulo com 45 profissionais e freelancers ativos e 12 clientes fixos operava no modelo clássico: planilha de controle, cobrança de NF por WhatsApp, fechamento manual. A gestora de projetos passava 2 dias por mês só cobrando nota. O financeiro não conseguia dizer com segurança a margem de cada cliente.
Depois de implementar a Managefy, o cenário mudou. Os freelas passaram a enviar NF pelo portal com prazo automático e lembrete. Centro de custo por cliente foi ativado, e o relatório de rentabilidade ficou disponível em tempo real.
Resultados em 90 dias:
- Tempo de cobrança de NF: de 2 dias para zero
- Fechamento mensal: de 4 dias para 6 horas
- Descoberta: 2 contas com margem negativa que precisaram renegociação de fee
- Economia identificada: R$ 23 mil/ano em jobs que estavam sendo pagos sem cobrança ao cliente
Checklist: Sua Agência Precisa de Sistema?
Marque os itens que se aplicam:
- [ ] Tenho mais de 20 freelancers ativos
- [ ] Não sei a margem real de cada cliente
- [ ] Cobrança de NF é feita por WhatsApp ou e-mail
- [ ] Fechamento mensal leva mais de 2 dias
- [ ] Já paguei job duplicado ou esqueci de cobrar do cliente
- [ ] Gestor de conta não tem visibilidade de gasto em tempo real
- [ ] Freelas reclamam de falta de transparência
- [ ] Onboarding de freela novo leva mais de 3 dias
Se marcou 3 ou mais: está na hora de profissionalizar o processo.
Se marcou 5 ou mais: está perdendo dinheiro todo mês sem perceber.
Perguntas Frequentes
Funciona para agência pequena?
Se você tem menos de 20 freelas e o processo atual funciona, pode esperar. Mas se já está tendo as dores listadas com 15 freelas, não precisa esperar crescer mais para resolver.
Como funciona o centro de custo por cliente?
Você configura cada cliente como um centro de custo. Quando aprova um job ou aloca um freela, vincula ao cliente. O sistema consolida automaticamente e mostra o gasto por conta.
E se o mesmo freela trabalhar para múltiplos clientes?
Sem problema. O freela pode ter jobs em múltiplos clientes no mesmo mês. Cada job vai para o centro de custo correto.
O freela consegue ver quanto outros freelas ganham?
Não. Cada freela vê apenas seus próprios jobs e valores. Sigilo total.
Integra com o sistema financeiro que já uso?
Sim. A Managefy cuida do fluxo de aprovação e controle. O pagamento continua no seu banco ou ERP de sempre.
Quanto tempo leva para implementar?
Para agência de 30 a 50 freelas, implementação típica de 7 a 10 dias. Você está operando normalmente em menos de duas semanas.
Próximo Passo
Se sua agência tem mais de 20 freelas e as dores descritas aqui parecem familiares, vale uma conversa. 15 minutos para entender sua operação e dizer se a Managefy faz sentido para você.
