Sua empresa contrata prestadores PJ sem verificar se estão regulares com Receita Federal, FGTS ou Justiça do Trabalho. Você pode responder subsidiariamente por dívidas que nem sabia que existiam.
Certidão negativa de débitos (CND) é o documento que comprova ausência de pendências fiscais, trabalhistas ou previdenciárias de uma pessoa jurídica perante órgãos públicos. Para empresas que contratam PJs, exigir essas certidões deixou de ser burocracia e virou blindagem contra passivos ocultos.
Neste artigo, você vai descobrir quais certidões solicitar dos prestadores, onde consultar cada uma gratuitamente, quando fazer essa verificação e o que fazer quando o PJ aparece com débitos. No final, mostro como automatizar esse processo dentro da gestão de PJ para não depender de planilha nem memória.
O Que é Certidão Negativa e Por Que Exigir do PJ
Certidão negativa é um atestado oficial de que determinado CNPJ não possui débitos registrados junto a um órgão público específico. Quando a certidão sai “positiva”, significa que existem pendências no registro tributário do contribuinte. Simples assim.
Por que isso importa para quem contrata PJ? Porque a Súmula 331 do TST estabelece responsabilidade subsidiária do tomador de serviços. Traduzindo: se o prestador não pagar obrigações trabalhistas ou previdenciárias dos funcionários dele, a conta pode cair no seu colo. Entender os riscos legais de contratar PJ é o primeiro passo para evitar esse cenário.
Segundo dados do próprio TST, a Justiça do Trabalho emite em média 60,6 milhões de CNDTs por ano. Desde a criação do sistema, já foram geradas mais de 748 milhões de certidões. O volume mostra que verificar regularidade virou prática comum, não exceção.
O TRT de Minas Gerais manteve condenação de um município exatamente por não apresentar documentos básicos como certidão negativa de débitos previdenciários e FGTS. O relator foi direto: não havia prova de que o ente público fiscalizou a prestadora de serviços. Resultado? Responsabilidade subsidiária confirmada.
A lógica para empresas privadas é a mesma. Contratar sem verificar regularidade configura culpa in vigilando. Quando o prestador some deixando dívidas, você vira o próximo da fila para pagar. Por isso, estruturar processos para evitar fraudes com PJ no RH começa pela verificação de certidões.
Tipos de Certidões: Federal, FGTS, Municipal e Trabalhista
Cada certidão comprova regularidade em uma esfera diferente. Não existe CND única que cubra tudo. O requerente precisa consultar múltiplas fontes para ter visão completa.
Certidão de Tributos Federais e Dívida Ativa da União
Emitida pela Receita Federal, comprova que o CNPJ não possui débitos de tributos federais nem inscrição em dívida ativa. Abrange Simples Nacional, PIS, COFINS, IRPJ, CSLL e contribuições previdenciárias. Validade de 180 dias. Consulta gratuita pelo portal da Receita informando apenas o CNPJ. Se você trabalha com contratação de MEI, essa certidão também se aplica.
CRF – Certificado de Regularidade do FGTS
Emitido pela Caixa Econômica Federal, atesta que o empregador está em dia com os depósitos do FGTS. Validade de apenas 30 dias, porque o recolhimento é mensal. Empresas que não têm funcionários CLT não precisam dessa certidão, mas PJs com empregados registrados sim.
CNDT – Certidão Negativa de Débitos Trabalhistas
Emitida pelo TST, comprova ausência de débitos decorrentes de condenações definitivas na Justiça do Trabalho. Validade de 180 dias. Só aparecem processos com trânsito em julgado, ou seja, sem possibilidade de recurso. Processos em andamento não constam.
CND Municipal
Emitida pela prefeitura onde o PJ está sediado, atesta regularidade com tributos municipais, principalmente ISS. Cada município tem portal próprio para emissão online, não existe consulta centralizada. Validade varia conforme a cidade.
CND Estadual
Emitida pela Secretaria da Fazenda do estado, comprova ausência de débitos de ICMS e outros tributos estaduais. Relevante principalmente para prestadores que comercializam mercadorias. Com a reforma tributária PJ em curso, vale acompanhar mudanças nessa área.
| Certidão | Órgão Emissor | Validade | O Que Comprova |
|---|---|---|---|
| CND Federal | Receita Federal | 180 dias | Tributos federais e dívida ativa |
| CRF FGTS | Caixa Econômica | 30 dias | Depósitos do fundo de garantia |
| CNDT | TST | 180 dias | Ausência de condenações trabalhistas |
| CND Municipal | Prefeitura | Variável | Tributos municipais (ISS) |
| CND Estadual | Sefaz | Variável | Tributos estaduais (ICMS) |
Para prestadores PJ pessoa física, como MEI ou profissional autônomo, as certidões mais relevantes são a federal e a CNDT. CRF só se aplica quando há funcionários CLT vinculados ao CNPJ do prestador.
Quando Solicitar Certidões do Prestador
O momento de verificar regularidade não é só na contratação PJ. Certidões têm validade e a situação fiscal muda. O CRF, por exemplo, vale apenas 30 dias.
Momentos obrigatórios para solicitar certidões:
- Antes de assinar contrato: Verificação inicial de regularidade. Se o PJ já começa irregular, o risco está dado desde o primeiro dia. Aproveite para revisar também o contrato PJ.
- Na renovação contratual: Contratos de prestação de serviços costumam ter vigência anual. Cada renovação exige nova verificação, inclusive para aplicar o reajuste anual do contrato PJ.
- Antes de pagamentos expressivos: Quando o valor ultrapassa determinado patamar definido internamente, vale checar se a situação não mudou.
- Periodicamente durante a prestação: Para contratos longos, verificação trimestral ou mensal evita surpresas.
Qual periodicidade adotar? Depende do risco. Prestadores com funcionários CLT exigem atenção maior porque a responsabilidade subsidiária trabalhista é real e frequente. Para esses, verificação mensal do CRF faz sentido. Para MEIs sem funcionários, trimestral já cobre.
O problema está na escala. Uma empresa com 50 prestadores PJ precisa gerenciar no mínimo 150 certidões simultâneas considerando apenas federal, CNDT e CRF. Fazer isso manualmente vira tempo jogado fora. É aqui que um software de gestão PJ faz diferença.
Como Consultar Certidões Online
Todas as certidões relevantes podem ser consultado gratuitamente pela internet. Não existe taxa nem necessidade de ir presencialmente a nenhum órgão. O processo de emissão é 100% digital.
CND Federal – Receita Federal
Acesse o portal da Receita Federal, selecione “Certidão de Débitos Relativos a Créditos Tributários Federais e à Dívida Ativa da União”, informe o CNPJ e clique em consultar. Se não houver débitos, você pode emitir certidão imediatamente em PDF.
CRF FGTS – Caixa Econômica
Acesse o portal de consulta CRF, informe CNPJ ou CEI e a UF, digite o código de verificação e clique em consultar. Se a empresa estiver regular, o certificado fica disponível para download.
CNDT – TST
Acesse o portal do TST ou a página de certidões, informe o CNPJ e clique em emitir. O sistema consulta automaticamente o Banco Nacional de Devedores Trabalhistas e gera a certidão na hora.
CND Municipal
Varia por cidade. Em São Paulo, acesse o portal da Secretaria da Fazenda Municipal. Em outras capitais, busque “[nome da cidade] certidão negativa tributos municipais”. Cada prefeitura tem sistema próprio.
| Certidão | URL de Consulta |
|---|---|
| CND Federal | solucoes.receita.fazenda.gov.br |
| CRF FGTS | consulta-crf.caixa.gov.br |
| CNDT | cndt-certidao.tst.jus.br |
Ponto importante: qualquer pessoa pode consultar essas certidões informando apenas o CNPJ. Não precisa de autorização do prestador nem login especial. A regularidade fiscal é informação pública.
O Que Fazer Se o PJ Tem Débitos
Você consultou as certidões e uma delas veio positiva. O prestador tem débitos registrados. E agora?
Primeiro passo é comunicar o prestador formalmente. Ele pode desconhecer a pendência ou já estar em processo de regularização. Parcelamentos ativos, por exemplo, permitem emissão de certidão positiva com efeitos de negativa em alguns casos.
Se o débito for pequeno e pontual, dê prazo para regularização. Uma guia de FGTS atrasada pode ser quitada em dias. Não vale romper contrato por isso se o prestador demonstrar boa-fé. Documente a situação na gestão de documentos PJ.
Agora, se os débitos são volumosos ou recorrentes, você tem um problema maior. Prestador que não paga tributos federais provavelmente também não está pagando outras obrigações. O risco de passivo trabalhista ou previdenciário é real.
Nesse caso, considere:
- Suspender novos pagamentos até regularização comprovada
- Exigir plano de ação com cronograma de quitação
- Rescindir contrato se a situação não se resolver em prazo razoável. Nesse cenário, consulte o processo de rescisão PJ.
Documente tudo. Comunicações formais, prazos concedidos, certidões consultadas. Essa documentação é sua prova de que fiscalizou o prestador. Se der problema lá na frente, você mostra que agiu com diligência.
O que não fazer: fingir que não viu. Continuar pagando prestador irregular sem tomar providência é negligência. Quando o passivo explodir, você não terá como alegar desconhecimento.
Automação: Consulta Periódica de Certidões
Consultar certidões manualmente funciona quando você tem meia dúzia de prestadores. Com 30, 50 ou 100 PJs ativos, vira trabalho de tempo integral que ninguém consegue manter.
O problema não é só volume. Certidões têm validades diferentes. Você precisa controlar quando cada uma vence, lembrar de renovar, armazenar os documentos, criar alertas quando algo muda. Planilha não dá conta. O departamento pessoal na contratação PJ precisa de ferramentas melhores.
Sistemas de gestão de PJ resolvem isso automatizando três pontos:
- Consulta automática: O sistema acessa os portais, extrai as certidões e armazena. Você não precisa entrar site por site.
- Alertas de vencimento: Quando uma certidão está para vencer, você recebe notificação para renovar ou cobrar do prestador.
- Bloqueio preventivo: Se uma certidão volta positiva, o sistema trava aprovação de notas fiscais até regularização. Você não paga prestador irregular por desatenção. Isso complementa a conferência automática de notas fiscais PJ.
Na Managefy, a consulta de certidões roda periodicamente sem intervenção manual. O dashboard mostra status consolidado de todos os prestadores: quem está regular, quem tem pendência, quem precisa atualizar documentação. Veja como funciona um software de gestão PJ completo.
Isso muda o jogo. Em vez de gastar horas verificando site por site, você olha um painel e age apenas nas exceções. O tempo do RH ou financeiro vai para o que importa, não para burocracia repetitiva. Acompanhe os indicadores de RH para gestão PJ para medir a eficiência.
Minha Opinião: Certidão Não é Formalidade, é Proteção
Vejo empresas tratando certidões como mais uma exigência burocrática. Pedem uma vez, arquivam em pasta e nunca mais olham. Quando o problema aparece, correm para juntar documentos que provem diligência. Tarde demais.
Certidão negativa é o básico do básico em gestão de risco com prestadores. Não exigir é aceitar que você pode pagar a conta de dívidas alheias. A Súmula 331 do TST não pergunta se você sabia do débito. Pergunta se você fiscalizou.
O argumento de que “dá muito trabalho” não se sustenta. Todas as certidões são gratuitas e online. O que falta é processo. Definir quais certidões exigir, quando consultar, como armazenar, o que fazer se der positiva.
Empresas que profissionalizaram a gestão de PJ não tratam certidão como item de checklist. Integram no fluxo de pagamento. Não passa nota fiscal PJ sem certidões válidas. Simples, automático, sem margem para esquecimento.
Se você está lendo isso e sua empresa não tem política formal de verificação de certidões, esse é o sinal. O próximo prestador que sumir deixando dívida pode custar muito mais do que o tempo que você economizou ignorando compliance. Compare as opções no comparativo de plataformas de gestão PJ no Brasil.
FAQ
1. O que é certidão negativa de débitos PJ?
Certidão negativa de débitos (CND) é um documento que comprova que determinado CNPJ não possui pendências registradas junto a um órgão público específico, seja Receita Federal, FGTS, Justiça do Trabalho ou prefeitura.
2. Quais certidões negativas devo exigir do prestador PJ?
As principais são: CND Federal (Receita Federal), CRF do FGTS (Caixa), CNDT (TST) e CND Municipal (prefeitura). Para prestadores com funcionários CLT, o CRF é obrigatório. Para MEIs sem empregados, federal e CNDT já cobrem o básico.
3. Como consultar certidão negativa PJ online?
Acesse os portais oficiais: Receita Federal para CND Federal, Caixa para CRF FGTS, TST para CNDT. Basta informar o CNPJ. A consulta é gratuita e pública.
4. Qual a validade da certidão negativa PJ?
Depende do tipo: CND Federal tem validade de 180 dias, CNDT também 180 dias, mas CRF FGTS vale apenas 30 dias. CNDs municipais variam conforme a cidade.
5. O que acontece se eu contratar PJ com certidão positiva?
Você assume o risco de responder subsidiariamente por débitos trabalhistas ou previdenciários do prestador. Se ele não pagar, a cobrança pode recair sobre sua empresa por culpa in vigilando. Entenda mais sobre os riscos legais de contratar PJ.
6. O PJ pode regularizar débitos para obter certidão negativa?
Sim. Débitos podem ser parcelados ou quitados. Em alguns casos, parcelamento ativo permite emissão de certidão positiva com efeitos de negativa, que tem validade equivalente à negativa para fins de comprovação.
7. MEI precisa de certidão do FGTS?
Não, se não tiver funcionários registrados. O CRF só se aplica a empregadores com trabalhadores CLT. MEI sem empregados não recolhe FGTS, portanto não precisa dessa certidão. Saiba mais em como contratar MEI.
8. Como automatizar a consulta de certidões dos prestadores?
Sistemas de gestão de PJ como a Managefy fazem consulta automática periódica, armazenam documentos, emitem alertas de vencimento e bloqueiam pagamentos quando certidões estão pendentes ou positivas. Conheça o software de gestão PJ.
